ShiftPlan Documentation

Εγχειρίδιο Χρήσης

Έκδοση 2.2 – Απρίλιος 2025

TSI Solutions
Φρειδερίκου Τσέντνερ 28, Αθήνα 11525
Τηλ: +30 210 6914776
Email: [email protected]
Website: https://tsisolutions.gr/

Πίνακας Περιεχομένων

  1. Εισαγωγή
  2. Εγκατάσταση και Αρχική Ρύθμιση
  3. Διαχείριση Χρηστών και Δικαιωμάτων
  4. Δημιουργία και Διαχείριση Βαρδιών
  5. Διαχείριση Αδειών και Απουσιών
  6. Διαχείριση Ειδοποιήσεων
  7. Δημιουργία Αναφορών
  8. Ενσωμάτωση με Τρίτες Υπηρεσίες
  9. Ρυθμίσεις και Παραμετροποίηση
  10. Εφαρμογή για Κινητά
  11. Συχνές Ερωτήσεις
  12. Τεχνική Υποστήριξη
  1. Εισαγωγή

1.1 Καλωσόρισμα στο ShiftPlan

Το ShiftPlan είναι μια ολοκληρωμένη λύση ψηφιακής διαχείρισης ωραρίων και βαρδιών, σχεδιασμένη για να απλοποιεί τον προγραμματισμό του προσωπικού και να βελτιώνει την επικοινωνία μεταξύ διοίκησης και εργαζομένων. Αντικαθιστώντας τα παραδοσιακά χειρόγραφα προγράμματα και τα πολύπλοκα αρχεία Excel, το ShiftPlan προσφέρει μια σύγχρονη, cloud-based λύση που είναι προσβάσιμη από οποιαδήποτε συσκευή.

Αυτό το εγχειρίδιο θα σας καθοδηγήσει βήμα προς βήμα στη ρύθμιση, παραμετροποίηση και αποτελεσματική χρήση του ShiftPlan για τις ανάγκες της επιχείρησής σας, ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείστε.

1.2 Κύρια Χαρακτηριστικά

  • Εύχρηστο Ημερολόγιο Βαρδιών: Δημιουργία εβδομαδιαίων και μηνιαίων προγραμμάτων με drag & drop λειτουργικότητα.
  • Αυτόματη Ειδοποίηση Εργαζομένων: Άμεση ενημέρωση για το πρόγραμμα εργασίας και τις αλλαγές μέσω email ή push notifications.
  • Διαχείριση Αδειών και Αλλαγών: Εύκολη υποβολή και έγκριση αιτημάτων για άδειες και αλλαγές στις βάρδιες.
  • Αποφυγή Συγκρούσεων: Αυτόματος έλεγχος για επικαλύψεις βαρδιών και συμμόρφωση με τους κανόνες ωραρίου.
  • Δήλωση Διαθεσιμότητας: Δυνατότητα των εργαζομένων να δηλώνουν τις προτιμήσεις τους για τις βάρδιες.
  • Αναλυτικά Στατιστικά: Αναφορές για τις ώρες εργασίας, υπερωρίες και κατανομή βαρδιών.
  • Πολυεπίπεδα Δικαιώματα: Διαφορετικοί ρόλοι και επίπεδα πρόσβασης για διαχειριστές, προϊσταμένους και εργαζόμενους.
  • Πρόσβαση από Παντού: Διαθέσιμο σε όλες τις συσκευές μέσω web browser και mobile app.
  • Συμμόρφωση με την Εργατική Νομοθεσία: Υποστήριξη της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και συμμόρφωση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.

1.3 Τεχνικές Προδιαγραφές

Απαιτήσεις Συστήματος για Διαχείριση:

  • Περιηγητής (Browser): Chrome 88+, Firefox 85+, Safari 14+, Edge 88+
  • Συσκευές: Υποστηρίζονται υπολογιστές, tablets και smartphones
  • Σύνδεση Internet: Σταθερή σύνδεση για τη διαχείριση του συστήματος

Απαιτήσεις για Mobile App:

  • iOS: Απαιτείται iOS 13.0 ή νεότερο
  • Android: Απαιτείται Android 8.0 ή νεότερο
  • Αποθηκευτικός χώρος: Τουλάχιστον 50MB ελεύθερου χώρου

Δυνατότητες ολοκλήρωσης (Integrations):

  • Συστήματα μισθοδοσίας (π.χ. Epsilon Net, Singular Logic, SAP)
  • Συστήματα διαχείρισης προσωπικού (HRMS)
  • Πλατφόρμες επικοινωνίας (Slack, Microsoft Teams)
  • ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
  • Συστήματα ωρομέτρησης και access control

Ασφάλεια:

  • SSL/TLS κρυπτογράφηση για όλες τις επικοινωνίες
  • Συμμόρφωση με GDPR για ευρωπαϊκές επιχειρήσεις
  • Κρυπτογράφηση δεδομένων σε κατάσταση ηρεμίας και μεταφοράς
  • Ελεγχόμενη πρόσβαση και καταγραφή ενεργειών χρηστών
  • Τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και σχέδιο ανάκτησης δεδομένων
  1. Εγκατάσταση και Αρχική Ρύθμιση

2.1 Δημιουργία Λογαριασμού

  1. Επισκεφθείτε τη σελίδα https://tsisolutions.gr/shiftplan
  2. Πατήστε το κουμπί “Δημιουργία Λογαριασμού”
  3. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία:
    • Επωνυμία επιχείρησης
    • Ονοματεπώνυμο υπευθύνου
    • Email επικοινωνίας (θα χρησιμοποιηθεί ως username)
    • Τηλέφωνο επικοινωνίας
    • Δημιουργία ισχυρού κωδικού
  4. Αποδεχτείτε τους όρους χρήσης και την πολιτική απορρήτου
  5. Πατήστε “Υποβολή”
  6. Θα λάβετε ένα email επιβεβαίωσης – ακολουθήστε τον σύνδεσμο για να επιβεβαιώσετε το λογαριασμό σας

2.2 Οδηγός Αρχικής Ρύθμισης

Μετά την πρώτη σύνδεση, θα εμφανιστεί αυτόματα ο οδηγός αρχικής ρύθμισης που θα σας καθοδηγήσει στα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1: Εισαγωγή Στοιχείων Επιχείρησης

  • Συμπληρώστε τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησής σας
  • Ανεβάστε το λογότυπο της επιχείρησης
  • Επιλέξτε τον κλάδο δραστηριότητας (π.χ. λιανική, εστίαση, ξενοδοχεία, υπηρεσίες)
  • Καθορίστε το ωράριο λειτουργίας της επιχείρησης

Βήμα 2: Ορισμός Τμημάτων και Θέσεων Εργασίας

  • Δημιουργήστε τα τμήματα της επιχείρησής σας (π.χ. Πωλήσεις, Εξυπηρέτηση, Παραγωγή)
  • Ορίστε τις θέσεις εργασίας για κάθε τμήμα
  • Καθορίστε τις απαιτήσεις στελέχωσης για κάθε θέση (ελάχιστος αριθμός εργαζομένων)
  • Ορίστε τα ωράρια (shifts) που ισχύουν για κάθε τμήμα (π.χ. πρωινή βάρδια 08:00-16:00)

Βήμα 3: Εισαγωγή Στοιχείων Εργαζομένων

  • Προσθέστε τους εργαζόμενους στο σύστημα με τα παρακάτω στοιχεία:
    • Ονοματεπώνυμο
    • Email (θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεσή τους)
    • Τηλέφωνο επικοινωνίας
    • Τμήμα και θέση εργασίας
    • Τύπος σύμβασης (πλήρης/μερική απασχόληση)
    • Ημερομηνία πρόσληψης
  • Εισάγετε στοιχεία πολλών εργαζομένων ταυτόχρονα μέσω Excel (προαιρετικά)

Βήμα 4: Καθορισμός Πολιτικών

  • Ορίστε πολιτικές για:
    • Μέγιστες ώρες εργασίας ανά εβδομάδα/μήνα
    • Ελάχιστο χρόνο ανάπαυσης μεταξύ βαρδιών
    • Προθεσμίες για αιτήματα αδειών
    • Διαδικασία έγκρισης για αλλαγές βαρδιών
  • Καθορίστε αργίες και ειδικές ημέρες για την επιχείρησή σας

Βήμα 5: Ρύθμιση Ειδοποιήσεων

  • Επιλέξτε πότε και πώς θα ειδοποιούνται οι εργαζόμενοι:
    • Δημοσίευση νέου προγράμματος
    • Αλλαγές στο πρόγραμμα
    • Υπενθυμίσεις για επερχόμενες βάρδιες
    • Απαντήσεις σε αιτήματα αδειών/αλλαγών
  • Καθορίστε τους τρόπους ειδοποίησης (email, push notification, SMS)

2.3 Εγκατάσταση Mobile App

Για τους Διαχειριστές και Προϊσταμένους:

  1. Επισκεφθείτε το App Store (iOS) ή το Google Play Store (Android)
  2. Αναζητήστε “ShiftPlan Manager”
  3. Κατεβάστε και εγκαταστήστε την εφαρμογή
  4. Ανοίξτε την εφαρμογή και συνδεθείτε με τα στοιχεία του λογαριασμού σας

Για τους Εργαζόμενους:

  1. Οι εργαζόμενοι θα λάβουν αυτόματα email με οδηγίες όταν προστεθούν στο σύστημα
  2. Θα πρέπει να:
    • Κατεβάσουν την εφαρμογή “ShiftPlan Employee” από το App Store ή το Google Play Store
    • Ακολουθήσουν τον σύνδεσμο από το email για να δημιουργήσουν κωδικό πρόσβασης
    • Συνδεθούν στην εφαρμογή με το email και τον κωδικό τους
  1. Διαχείριση Χρηστών και Δικαιωμάτων

3.1 Κατηγορίες Χρηστών

Το ShiftPlan υποστηρίζει τις παρακάτω κατηγορίες χρηστών, με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης:

Διαχειριστής Συστήματος:

  • Πλήρης πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες του συστήματος
  • Διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων
  • Ρύθμιση παραμέτρων του συστήματος
  • Πρόσβαση σε όλες τις αναφορές και στατιστικά
  • Διαχείριση ολοκληρώσεων με τρίτα συστήματα

Διευθυντής:

  • Πρόσβαση στα στοιχεία όλων των τμημάτων
  • Δημιουργία και έγκριση προγραμμάτων βαρδιών
  • Έγκριση αδειών και αλλαγών για όλους τους εργαζόμενους
  • Πρόσβαση σε αναφορές για όλα τα τμήματα

Προϊστάμενος Τμήματος:

  • Πρόσβαση στα στοιχεία του τμήματός του
  • Δημιουργία προγραμμάτων βαρδιών για το τμήμα του
  • Έγκριση αδειών και αλλαγών για τους εργαζόμενους του τμήματός του
  • Πρόσβαση σε αναφορές για το τμήμα του

Εργαζόμενος:

  • Προβολή του προσωπικού του προγράμματος
  • Υποβολή αιτημάτων για άδειες και αλλαγές βάρδιας
  • Δήλωση διαθεσιμότητας για μελλοντικές βάρδιες
  • Πρόσβαση στο ιστορικό των βαρδιών του

3.2 Προσθήκη Νέων Χρηστών

Προσθήκη Μεμονωμένου Χρήστη:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Χρήστες” > “Προσθήκη Νέου Χρήστη”
  2. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία:
    • Ονοματεπώνυμο
    • Email (θα χρησιμοποιηθεί ως username)
    • Τηλέφωνο επικοινωνίας
    • Τμήμα και Θέση εργασίας
    • Ρόλος στο σύστημα (Διαχειριστής, Διευθυντής, Προϊστάμενος, Εργαζόμενος)
    • Αν επιλέξετε “Προϊστάμενος”, καθορίστε το τμήμα που διαχειρίζεται
  3. Επιλέξτε αν θα σταλεί αυτόματο email πρόσκλησης
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Μαζική Προσθήκη Χρηστών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Χρήστες” > “Μαζική Εισαγωγή”
  2. Κατεβάστε το πρότυπο Excel που παρέχεται
  3. Συμπληρώστε τα στοιχεία των χρηστών στο πρότυπο
  4. Ανεβάστε το συμπληρωμένο αρχείο
  5. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία που εμφανίζονται στην προεπισκόπηση
  6. Ολοκληρώστε την εισαγωγή

3.3 Διαχείριση Δικαιωμάτων

Τροποποίηση Δικαιωμάτων Χρήστη:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Χρήστες” > “Διαχείριση Χρηστών”
  2. Αναζητήστε τον χρήστη που θέλετε να τροποποιήσετε
  3. Επιλέξτε “Επεξεργασία” δίπλα στο όνομά του
  4. Τροποποιήστε τον ρόλο του χρήστη και τα επιμέρους δικαιώματα
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Δημιουργία Προσαρμοσμένου Ρόλου:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ρόλοι και Δικαιώματα”
  2. Επιλέξτε “Δημιουργία Νέου Ρόλου”
  3. Δώστε όνομα και περιγραφή για τον νέο ρόλο
  4. Καθορίστε τα δικαιώματα για κάθε λειτουργία του συστήματος:
    • Πρόσβαση σε μενού και οθόνες
    • Δυνατότητα προβολής, προσθήκης, τροποποίησης ή διαγραφής
    • Περιορισμοί ανά τμήμα ή κατηγορία εργαζομένων
  5. Αποθηκεύστε τον νέο ρόλο

3.4 Απενεργοποίηση και Διαγραφή Χρηστών

Απενεργοποίηση Χρήστη (για εργαζόμενους που αποχωρούν προσωρινά):

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Χρήστες” > “Διαχείριση Χρηστών”
  2. Αναζητήστε τον χρήστη που θέλετε να απενεργοποιήσετε
  3. Επιλέξτε “Απενεργοποίηση” δίπλα στο όνομά του
  4. Επιβεβαιώστε την ενέργεια
  5. Ο χρήστης δεν θα μπορεί πλέον να συνδεθεί, αλλά τα στοιχεία του παραμένουν στο σύστημα

Διαγραφή Χρήστη (για οριστική αφαίρεση):

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Χρήστες” > “Διαχείριση Χρηστών”
  2. Αναζητήστε τον χρήστη που θέλετε να διαγράψετε
  3. Επιλέξτε “Διαγραφή” δίπλα στο όνομά του
  4. Επιβεβαιώστε την ενέργεια
  5. Επιλέξτε πώς θα διαχειριστείτε τα ιστορικά δεδομένα του χρήστη:
    • Διατήρηση για λόγους αναφοράς
    • Ανωνυμοποίηση
    • Πλήρης διαγραφή (μόνο όταν επιτρέπεται από τη νομοθεσία)
  1. Δημιουργία και Διαχείριση Βαρδιών

4.1 Διαμόρφωση Τύπων Βάρδιας

Πριν ξεκινήσετε τον προγραμματισμό, είναι σημαντικό να διαμορφώσετε τους τύπους βάρδιας που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Τύποι Βάρδιας”
  2. Επιλέξτε “Προσθήκη Νέου Τύπου Βάρδιας”
  3. Συμπληρώστε τα παρακάτω στοιχεία:
    • Όνομα τύπου βάρδιας (π.χ. “Πρωινή”, “Απογευματινή”, “Νυχτερινή”)
    • Ώρα έναρξης και λήξης
    • Χρώμα για εύκολη αναγνώριση στο ημερολόγιο
    • Διάλειμμα (προαιρετικά)
    • Τμήματα όπου εφαρμόζεται αυτός ο τύπος βάρδιας
    • Ειδικές παράμετροι (π.χ. επίδομα για νυχτερινή βάρδια)
  4. Αποθηκεύστε τον νέο τύπο βάρδιας

4.2 Δημιουργία Εβδομαδιαίου Προγράμματος

Χειροκίνητη Δημιουργία:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Προγραμματισμός” > “Εβδομαδιαίο Πρόγραμμα”
  2. Επιλέξτε την εβδομάδα που θέλετε να προγραμματίσετε
  3. Επιλέξτε το τμήμα (αν είστε διαχειριστής ή διευθυντής)
  4. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία drag & drop για να αναθέσετε βάρδιες:
    • Επιλέξτε έναν τύπο βάρδιας από τη λίστα αριστερά
    • Σύρετε και αφήστε τον στο κελί του ημερολογίου που αντιστοιχεί στον εργαζόμενο και την ημέρα
    • Προσαρμόστε τις ώρες αν χρειάζεται
  5. Το σύστημα θα σας ειδοποιήσει για πιθανές συγκρούσεις:
    • Υπέρβαση μέγιστων επιτρεπόμενων ωρών
    • Ανεπαρκής χρόνος ανάπαυσης μεταξύ βαρδιών
    • Επικάλυψη με προγραμματισμένες άδειες
  6. Αποθηκεύστε το πρόγραμμα ως πρόχειρο ή δημοσιεύστε το

Χρήση Προτύπων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Προγραμματισμός” > “Πρότυπα”
  2. Επιλέξτε “Δημιουργία Νέου Προτύπου” ή χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον
  3. Για νέο πρότυπο:
    • Δώστε όνομα και περιγραφή
    • Διαμορφώστε το εβδομαδιαίο πρόγραμμα όπως θα θέλατε να επαναλαμβάνεται
    • Αποθηκεύστε το πρότυπο
  1. Για εφαρμογή προτύπου:
    • Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε
    • Επιλέξτε την εβδομάδα όπου θα εφαρμοστεί
    • Προσαρμόστε τυχόν εξαιρέσεις ή αλλαγές
    • Αποθηκεύστε το πρόγραμμα

Αυτόματη Δημιουργία Προγράμματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Προγραμματισμός” > “Αυτόματος Προγραμματισμός”
  2. Επιλέξτε την εβδομάδα και το τμήμα
  3. Καθορίστε τις παραμέτρους:
    • Αριθμός εργαζομένων ανά βάρδια
    • Προτεραιότητα (ισοκατανομή βαρδιών, προτιμήσεις εργαζομένων, ελαχιστοποίηση κόστους)
    • Περιορισμοί που πρέπει να ληφθούν υπόψη
  4. Εκτελέστε τον αυτόματο προγραμματισμό
  5. Επιθεωρήστε το προτεινόμενο πρόγραμμα
  6. Κάντε χειροκίνητες προσαρμογές αν χρειάζεται
  7. Αποθηκεύστε και δημοσιεύστε το πρόγραμμα

4.3 Δημοσίευση και Κοινοποίηση Προγράμματος

Όταν είστε έτοιμοι να κοινοποιήσετε το πρόγραμμα στους εργαζόμενους:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Προγραμματισμός” > “Εβδομαδιαίο Πρόγραμμα”
  2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει όλες τις αναγκαίες προσαρμογές
  3. Επιλέξτε “Δημοσίευση Προγράμματος”
  4. Επιλέξτε τον τρόπο ειδοποίησης των εργαζομένων:
    • Email
    • Push notification στην εφαρμογή
    • SMS (προαιρετικά, με επιπλέον χρέωση)
  5. Προσθέστε προαιρετικά ένα μήνυμα προς τους εργαζόμενους
  6. Επιβεβαιώστε τη δημοσίευση

Μετά τη δημοσίευση:

  • Οι εργαζόμενοι θα λάβουν αυτόματη ειδοποίηση
  • Το πρόγραμμα θα είναι διαθέσιμο στην εφαρμογή και στην πλατφόρμα web
  • Οι εργαζόμενοι μπορούν να επιβεβαιώσουν ότι είδαν το πρόγραμμα

4.4 Τροποποίηση Προγράμματος

Για αλλαγές μετά τη δημοσίευση του προγράμματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Προγραμματισμός” > “Εβδομαδιαίο Πρόγραμμα”
  2. Επιλέξτε την εβδομάδα που θέλετε να τροποποιήσετε
  3. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές:
    • Αλλαγή ωρών βάρδιας
    • Αλλαγή εργαζόμενου σε βάρδια
    • Προσθήκη ή αφαίρεση βάρδιας
  4. Το σύστημα θα επισημάνει πιθανές συγκρούσεις ή προβλήματα
  5. Επιλέξτε “Ενημέρωση Προγράμματος”
  6. Επιλέξτε ποιοι εργαζόμενοι θα ειδοποιηθούν:
    • Μόνο οι εργαζόμενοι που επηρεάζονται από τις αλλαγές
    • Όλοι οι εργαζόμενοι του τμήματος
  7. Προσθέστε προαιρετικά μια αιτιολογία για τις αλλαγές
  8. Επιβεβαιώστε την ενημέρωση

4.5 Χειρισμός Ανταλλαγών Βάρδιας

Το ShiftPlan επιτρέπει στους εργαζόμενους να ανταλλάσσουν βάρδιες, με την έγκριση των προϊσταμένων:

Για τους Εργαζόμενους:

  1. Από την εφαρμογή ή την πλατφόρμα web, επιλέξτε τη βάρδια που θέλετε να ανταλλάξετε
  2. Επιλέξτε “Αίτημα Ανταλλαγής”
  3. Επιλέξτε:
    • Τον συνάδελφο με τον οποίο θέλετε να κάνετε ανταλλαγή
    • Τη βάρδια του συναδέλφου που θέλετε να αναλάβετε
    • Προαιρετικά, προσθέστε ένα σχόλιο με την αιτιολογία
  4. Υποβάλετε το αίτημα

Για τους Προϊσταμένους:

  1. Λαμβάνετε ειδοποίηση για το αίτημα ανταλλαγής
  2. Πηγαίνετε στο μενού “Αιτήματα” > “Ανταλλαγές Βάρδιας”
  3. Επιθεωρήστε τα στοιχεία της ανταλλαγής
  4. Ελέγξτε για πιθανά προβλήματα που επισημαίνει το σύστημα
  5. Εγκρίνετε ή απορρίψτε το αίτημα
  6. Προσθέστε προαιρετικά ένα σχόλιο
  7. Και οι δύο εργαζόμενοι θα ειδοποιηθούν αυτόματα για την απόφαση
  1. Διαχείριση Αδειών και Απουσιών

5.1 Ρύθμιση Τύπων Άδειας

Πριν ξεκινήσετε τη διαχείριση αδειών, πρέπει να διαμορφώσετε τους τύπους άδειας που υποστηρίζει η επιχείρησή σας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Τύποι Άδειας”
  2. Επιλέξτε “Προσθήκη Νέου Τύπου Άδειας”
  3. Συμπληρώστε τα παρακάτω στοιχεία:
    • Όνομα τύπου άδειας (π.χ. “Κανονική άδεια”, “Ασθένεια”, “Γονική άδεια”)
    • Χρώμα για εύκολη αναγνώριση στο ημερολόγιο
    • Επιλογή αν είναι αμειβόμενη ή μη αμειβόμενη
    • Επιλογή αν απαιτείται έγκριση
    • Ελάχιστη προειδοποίηση για αίτηση (π.χ. 7 ημέρες πριν)
    • Μέγιστος αριθμός ημερών ανά έτος (προαιρετικά)
    • Τρόπος υπολογισμού (ημερολογιακές ημέρες ή εργάσιμες)
  4. Αποθηκεύστε τον νέο τύπο άδειας

5.2 Διαχείριση Δικαιωμάτων Άδειας

Για να διαχειριστείτε τα δικαιώματα άδειας των εργαζομένων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Διαχείριση” > “Δικαιώματα Άδειας”
  2. Επιλέξτε το έτος και τον εργαζόμενο (ή μαζική διαχείριση)
  3. Για κάθε τύπο άδειας, καθορίστε:
    • Συνολικό αριθμό ημερών που δικαιούται
    • Ημέρες που έχουν χρησιμοποιηθεί
    • Υπόλοιπο διαθέσιμων ημερών
    • Πολιτική μεταφοράς αχρησιμοποίητων ημερών στο επόμενο έτος
  4. Προσθέστε ειδικές περιπτώσεις αν χρειάζεται (π.χ. επιπλέον ημέρες λόγω προϋπηρεσίας)
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

5.3 Υποβολή και Έγκριση Αιτημάτων Άδειας

Για τους Εργαζόμενους:

  1. Από την εφαρμογή ή την πλατφόρμα web, πηγαίνετε στο μενού “Άδειες” > “Νέο Αίτημα”
  2. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία:
    • Τύπος άδειας
    • Ημερομηνία έναρξης και λήξης
    • Αιτιολογία (αν απαιτείται)
    • Επισύναψη δικαιολογητικών (αν απαιτείται, π.χ. ιατρική βεβαίωση)
  3. Υποβάλετε το αίτημα
  4. Το σύστημα θα σας ενημερώσει αν:
    • Δεν έχετε επαρκές υπόλοιπο ημερών
    • Υπάρχει επικάλυψη με προγραμματισμένες βάρδιες
    • Δεν έχει τηρηθεί η ελάχιστη προειδοποίηση

Για τους Προϊσταμένους:

  1. Λαμβάνετε ειδοποίηση για νέο αίτημα άδειας
  2. Πηγαίνετε στο μενού “Αιτήματα” > “Αιτήματα Άδειας”
  3. Επιθεωρήστε τα στοιχεία του αιτήματος
  4. Ελέγξτε:
    • Διαθέσιμο υπόλοιπο άδειας του εργαζόμενου
    • Επίπτωση στο πρόγραμμα βαρδιών
    • Άλλα αιτήματα για την ίδια περίοδο
  5. Εγκρίνετε, απορρίψτε ή προτείνετε εναλλακτικές ημερομηνίες
  6. Προσθέστε προαιρετικά ένα σχόλιο
  7. Ο εργαζόμενος θα ειδοποιηθεί αυτόματα για την απόφαση

5.4 Παρακολούθηση Απουσιών

Για την παρακολούθηση και ανάλυση των απουσιών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Απουσίες”
  2. Επιλέξτε τα κριτήρια:
    • Χρονική περίοδος
    • Τμήμα ή εργαζόμενος
    • Τύπος άδειας
  3. Δείτε συγκεντρωτικά στοιχεία:
    • Συνολικές ημέρες απουσίας ανά εργαζόμενο/τμήμα
    • Ποσοστό απουσιών
    • Τάσεις και μοτίβα (π.χ. συχνότερες ημέρες απουσίας)
  4. Εξάγετε την αναφορά σε Excel ή PDF αν χρειάζεται

5.5 Διαχείριση Αδειών Αρρώστιας και Έκτακτων Απουσιών

Για τη διαχείριση απρογραμμάτιστων απουσιών:

  1. Ο εργαζόμενος ενημερώνει για την απουσία του μέσω της εφαρμογής ή τηλεφωνικά
  2. Ο προϊστάμενος ή ο διαχειριστής καταχωρεί την απουσία:
    • Πηγαίνετε στο μενού “Άδειες” > “Καταχώρηση Απουσίας”
    • Επιλέξτε τον εργαζόμενο
    • Καθορίστε τύπο απουσίας (π.χ. ασθένεια, έκτακτη άδεια)
    • Συμπληρώστε ημερομηνία και διάρκεια
    • Προσθέστε σχόλια ή σημειώσεις
  3. Το σύστημα ενημερώνει αυτόματα το πρόγραμμα βαρδιών
  4. Αν χρειάζεται αντικατάσταση:
    • Το σύστημα μπορεί να προτείνει διαθέσιμους εργαζόμενους
    • Ο προϊστάμενος επιλέγει αντικαταστάτη
    • Ο επιλεγμένος εργαζόμενος ειδοποιείται αυτόματα
  1. Διαχείριση Ειδοποιήσεων

6.1 Ρύθμιση Αυτόματων Ειδοποιήσεων

Το ShiftPlan επιτρέπει τη ρύθμιση αυτόματων ειδοποιήσεων για διάφορα συμβάντα:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ειδοποιήσεις”
  2. Διαμορφώστε τις ειδοποιήσεις για κάθε τύπο χρήστη (Διαχειριστές, Προϊστάμενοι, Εργαζόμενοι)
  3. Για κάθε τύπο συμβάντος, ορίστε:
    • Αν θα αποστέλλονται ειδοποιήσεις
    • Μέθοδο ειδοποίησης (email, push notification, SMS)
    • Χρονισμό (π.χ. άμεσα, συγκεντρωτικά στο τέλος της ημέρας)
  4. Διαθέσιμοι τύποι ειδοποιήσεων περιλαμβάνουν:
    • Δημοσίευση νέου προγράμματος
    • Αλλαγές στο πρόγραμμα
    • Υπενθυμίσεις επερχόμενων βαρδιών (π.χ. 24 ώρες πριν)
    • Νέα αιτήματα αδειών/ανταλλαγής βάρδιας
    • Έγκριση/απόρριψη αιτημάτων
    • Υπενθυμίσεις λήξης αδειών
    • Προειδοποιήσεις για υπερωρίες ή παραβίαση κανόνων
  5. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

6.2 Προσαρμογή Μηνυμάτων Ειδοποίησης

Για να προσαρμόσετε το περιεχόμενο των αυτόματων ειδοποιήσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Πρότυπα Μηνυμάτων”
  2. Επιλέξτε τον τύπο ειδοποίησης που θέλετε να προσαρμόσετε
  3. Τροποποιήστε το κείμενο χρησιμοποιώντας τις διαθέσιμες μεταβλητές:
    • {employee_name} – το όνομα του εργαζόμενου
    • {shift_date} – η ημερομηνία της βάρδιας
    • {shift_time} – οι ώρες της βάρδιας
    • {department} – το τμήμα
    • {manager_name} – το όνομα του προϊσταμένου
    • και άλλες σχετικές μεταβλητές
  4. Προεπισκόπηση του μηνύματος
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

6.3 Χειροκίνητη Αποστολή Ειδοποιήσεων

Για αποστολή εξατομικευμένων ειδοποιήσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Επικοινωνία” > “Νέο Μήνυμα”
  2. Επιλέξτε τους παραλήπτες:
    • Συγκεκριμένοι εργαζόμενοι
    • Όλοι οι εργαζόμενοι ενός τμήματος
    • Όλοι οι εργαζόμενοι με συγκεκριμένη βάρδια
    • Όλοι οι εργαζόμενοι της επιχείρησης
  3. Συντάξτε το μήνυμα:
    • Θέμα
    • Κυρίως κείμενο
    • Προσθήκη συνδέσμων ή επισυναπτόμενων αρχείων (προαιρετικά)
  4. Επιλέξτε τον τρόπο αποστολής (email, push notification, SMS)
  5. Προγραμματίστε την αποστολή:
    • Άμεσα
    • Σε προγραμματισμένη ημερομηνία/ώρα
  6. Αποστείλετε το μήνυμα
  1. Δημιουργία Αναφορών

7.1 Τυποποιημένες Αναφορές

Το ShiftPlan παρέχει μια σειρά από τυποποιημένες αναφορές για την παρακολούθηση και ανάλυση των δεδομένων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Τυποποιημένες Αναφορές”
  2. Επιλέξτε τον τύπο αναφοράς:
    • Αναφορά Ωρών Εργασίας: Συνολικές ώρες ανά εργαζόμενο για επιλεγμένη περίοδο
    • Αναφορά Υπερωριών: Ώρες υπερωριακής απασχόλησης ανά εργαζόμενο
    • Αναφορά Απουσιών: Ανάλυση αδειών και απουσιών
    • Αναφορά Κόστους: Εκτίμηση κόστους μισθοδοσίας με βάση τις προγραμματισμένες ώρες
    • Αναφορά Στελέχωσης: Ανάλυση της κάλυψης βαρδιών ανά τμήμα
    • Αναφορά Αλλαγών: Καταγραφή αλλαγών στο πρόγραμμα μετά τη δημοσίευση
    • Αναφορά Συμμόρφωσης: Έλεγχος τήρησης των κανόνων εργασίας
  3. Επιλέξτε παραμέτρους για την αναφορά:
    • Χρονική περίοδος
    • Τμήματα
    • Εργαζόμενοι
    • Άλλες σχετικές παραμέτρους
  4. Δημιουργήστε την αναφορά
  5. Δείτε την αναφορά στην οθόνη ή εξάγετέ την σε:
    • Excel
    • PDF
    • CSV

7.2 Προσαρμοσμένες Αναφορές

Για τη δημιουργία εξειδικευμένων αναφορών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Προσαρμοσμένες Αναφορές”
  2. Επιλέξτε “Δημιουργία Νέας Αναφοράς”
  3. Επιλέξτε τα πεδία που θέλετε να συμπεριλάβετε:
    • Στοιχεία εργαζομένων
    • Στοιχεία βαρδιών
    • Δεδομένα αδειών
    • Υπολογιζόμενα πεδία (σύνολα, μέσοι όροι, κλπ.)
  4. Ορίστε φίλτρα και παραμέτρους
  5. Επιλέξτε τύπο προβολής:
    • Πίνακας
    • Γράφημα (ραβδόγραμμα, πίτα, γραμμή)
    • Συνδυασμός πίνακα και γραφήματος
  6. Προεπισκόπηση της αναφοράς
  7. Αποθηκεύστε την αναφορά με όνομα για μελλοντική χρήση

7.3 Προγραμματισμός Αναφορών

Για αυτόματη δημιουργία και αποστολή αναφορών σε τακτική βάση:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Προγραμματισμός Αναφορών”
  2. Επιλέξτε “Νέος Προγραμματισμός”
  3. Επιλέξτε την αναφορά (τυποποιημένη ή προσαρμοσμένη)
  4. Ορίστε τη συχνότητα:
    • Καθημερινά
    • Εβδομαδιαία (επιλογή ημέρας)
    • Μηνιαία (επιλογή ημέρας)
    • Τριμηνιαία ή ετήσια
  5. Καθορίστε τους παραλήπτες:
    • Διαχειριστές
    • Προϊστάμενοι
    • Άλλοι χρήστες ή εξωτερικά email
  6. Επιλέξτε μορφή (Excel, PDF, CSV)
  7. Προσθέστε προαιρετικά συνοδευτικό μήνυμα
  8. Ενεργοποιήστε τον προγραμματισμό

7.4 Πίνακας Ελέγχου (Dashboard)

Ο Πίνακας Ελέγχου παρέχει μια συνοπτική εικόνα των σημαντικότερων μετρήσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Πίνακας Ελέγχου”
  2. Ο προεπιλεγμένος πίνακας περιλαμβάνει:
    • Συνολικές προγραμματισμένες ώρες τρέχοντος μήνα
    • Κατανομή βαρδιών ανά τμήμα και ημέρα
    • Ποσοστό καλυμμένων βαρδιών
    • Απουσίες τρέχοντος μήνα
    • Εκκρεμή αιτήματα που απαιτούν έγκριση
    • Προγραμματισμένες άδειες επόμενων 30 ημερών
  3. Προσαρμόστε τον πίνακα ελέγχου:
    • Αλλάξτε τη χρονική περίοδο
    • Προσθέστε ή αφαιρέστε δείκτες
    • Αλλάξτε τον τύπο γραφημάτων
    • Αλλάξτε τη διάταξη
  4. Αποθηκεύστε τις προσαρμογές σας
  5. Εξάγετε τον πίνακα ελέγχου σε PDF αν χρειάζεται
  1. Ενσωμάτωση με Τρίτες Υπηρεσίες

8.1 Ενσωμάτωση με Συστήματα Μισθοδοσίας

Το ShiftPlan μπορεί να συνδεθεί με δημοφιλή συστήματα μισθοδοσίας για την αυτόματη μεταφορά δεδομένων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενσωματώσεις” > “Συστήματα Μισθοδοσίας”
  2. Επιλέξτε το σύστημα μισθοδοσίας που χρησιμοποιείτε:
    • Epsilon Net
    • Singular Logic
    • SAP
    • Soft1
    • Κ-ERP
    • Άλλο (με χρήση API)
  3. Ακολουθήστε τον οδηγό σύνδεσης για το συγκεκριμένο σύστημα:
    • Εισαγωγή διαπιστευτηρίων API
    • Επιλογή τύπου σύνδεσης (απευθείας ή μέσω αρχείων)
    • Αντιστοίχιση πεδίων (mapping) μεταξύ ShiftPlan και συστήματος μισθοδοσίας
  4. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις μεταφοράς δεδομένων:
    • Τύποι δεδομένων προς μεταφορά (ώρες εργασίας, υπερωρίες, άδειες)
    • Συχνότητα συγχρονισμού (ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία, χειροκίνητα)
    • Χειρισμός εξαιρέσεων και σφαλμάτων
  5. Δοκιμάστε τη σύνδεση
  6. Ενεργοποιήστε την ενσωμάτωση

8.2 Ενσωμάτωση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ

Για την υποστήριξη της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και τη συμμόρφωση με την ελληνική εργατική νομοθεσία:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενσωματώσεις” > “ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ”
  2. Καταχωρήστε τα διαπιστευτήρια του ΕΡΓΑΝΗ:
    • Κωδικός χρήστη
    • Κωδικός πρόσβασης
    • Κλειδί API (αν παρέχεται)
  3. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις:
    • Αυτόματη αποστολή προγραμμάτων εργασίας
    • Αυτόματη αποστολή μεταβολών
    • Συγχρονισμός δεδομένων προσέλευσης/αποχώρησης
  4. Ορίστε αντιστοιχίσεις:
    • Κωδικοί ειδικοτήτων
    • Τύποι συμβάσεων
    • Τύποι αδειών
  5. Δοκιμάστε τη σύνδεση με δοκιμαστική αποστολή
  6. Ενεργοποιήστε την ενσωμάτωση

8.3 Ενσωμάτωση με Συστήματα Ωρομέτρησης

Για τη σύνδεση με συστήματα ωρομέτρησης και access control:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενσωματώσεις” > “Συστήματα Ωρομέτρησης”
  2. Επιλέξτε το σύστημα που χρησιμοποιείτε:
    • Υποστηριζόμενα συστήματα: IDESCO, ZKTeco, Dahua, BioStar, κλπ.
    • Προσαρμοσμένη σύνδεση (με χρήση API)
  3. Ακολουθήστε τον οδηγό σύνδεσης:
    • Διαμόρφωση παραμέτρων σύνδεσης
    • Αντιστοίχιση κωδικών εργαζομένων
    • Ρύθμιση κανόνων για υπολογισμό χρόνου εργασίας
  4. Επιλέξτε τύπο συγχρονισμού:
    • Μονόδρομος (μόνο εισαγωγή δεδομένων από το σύστημα ωρομέτρησης)
    • Αμφίδρομος (και εξαγωγή προγραμματισμένων βαρδιών προς το σύστημα ωρομέτρησης)
  5. Διαμορφώστε κανόνες για:
    • Καθυστερημένες προσελεύσεις
    • Πρόωρες αναχωρήσεις
    • Υπερωρίες
    • Μη προγραμματισμένες παρουσίες
  6. Δοκιμάστε τη σύνδεση
  7. Ενεργοποιήστε την ενσωμάτωση

8.4 Ενσωμάτωση με Εφαρμογές Επικοινωνίας

Για σύνδεση με πλατφόρμες επικοινωνίας της ομάδας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενσωματώσεις” > “Εφαρμογές Επικοινωνίας”
  2. Επιλέξτε την πλατφόρμα:
    • Slack
    • Microsoft Teams
    • Viber for Business
    • Άλλη εφαρμογή
  3. Ακολουθήστε τα βήματα σύνδεσης:
    • Εξουσιοδότηση λογαριασμού
    • Επιλογή καναλιών ή ομάδων συζήτησης
  4. Διαμορφώστε τις ειδοποιήσεις που θα αποστέλλονται:
    • Δημοσίευση νέου προγράμματος
    • Αλλαγές βαρδιών
    • Υπενθυμίσεις βαρδιών
    • Ανακοινώσεις
  5. Επιλέξτε ποιοι χρήστες θα λαμβάνουν ποιες ειδοποιήσεις
  6. Δοκιμάστε τη σύνδεση
  7. Ενεργοποιήστε την ενσωμάτωση

8.5 API για Προσαρμοσμένες Ενσωματώσεις

Για προγραμματιστές που θέλουν να δημιουργήσουν προσαρμοσμένες ενσωματώσεις:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενσωματώσεις” > “API”
  2. Δημιουργήστε ένα νέο κλειδί API
  3. Ορίστε τα δικαιώματα πρόσβασης:
    • Μόνο ανάγνωση
    • Ανάγνωση και εγγραφή
    • Πλήρης πρόσβαση
  4. Καθορίστε περιορισμούς:
    • IP whitelist
    • Όρια αιτημάτων (rate limits)
    • Διάρκεια ισχύος
  5. Δείτε την τεκμηρίωση του API:
    • Διαθέσιμα endpoints
    • Παραδείγματα κώδικα
    • Μορφή απαντήσεων
  6. Διαχειριστείτε τα υπάρχοντα κλειδιά API
  7. Παρακολουθήστε τη χρήση του API
  1. Ρυθμίσεις και Παραμετροποίηση

9.1 Γενικές Ρυθμίσεις

Για την προσαρμογή των βασικών παραμέτρων του συστήματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Γενικά”
  2. Διαμορφώστε τις παρακάτω ρυθμίσεις:
    • Ζώνη ώρας: Επιλογή της ζώνης ώρας της επιχείρησης
    • Μορφή ημερομηνίας και ώρας: Επιλογή προτιμώμενης μορφής
    • Πρώτη ημέρα εβδομάδας: Δευτέρα ή Κυριακή
    • Γλώσσα: Προεπιλεγμένη γλώσσα του συστήματος
    • Νόμισμα: Για υπολογισμούς κόστους
    • Λογότυπο: Ανέβασμα του λογότυπου της επιχείρησης
  3. Ορίστε τις επιλογές προβολής:
    • Προεπιλεγμένη προβολή ημερολογίου (ημέρα, εβδομάδα, μήνας)
    • Προβολή αργιών και ειδικών ημερών
    • Χρωματικοί κώδικες για διαφορετικά τμήματα ή τύπους βάρδιας
  4. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

9.2 Ρυθμίσεις Εργατικής Νομοθεσίας

Για συμμόρφωση με τη νομοθεσία και τις εταιρικές πολιτικές:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Εργατική Νομοθεσία”
  2. Διαμορφώστε τις βασικές παραμέτρους:
    • Μέγιστες επιτρεπόμενες ώρες εργασίας:
      • Ημερήσιες (π.χ. 8 ώρες)
      • Εβδομαδιαίες (π.χ. 40 ώρες)
      • Μηνιαίες (αν εφαρμόζεται)
    • Χρόνος ανάπαυσης:
      • Ελάχιστος χρόνος μεταξύ βαρδιών (π.χ. 11 ώρες)
      • Υποχρεωτικές ημέρες ανάπαυσης ανά εβδομάδα
    • Υπερωρίες:
      • Όρια υπερωριών
      • Συντελεστές αποζημίωσης για διαφορετικούς τύπους υπερωριών
    • Νυχτερινή εργασία:
      • Ορισμός ωρών νυχτερινής εργασίας
      • Επιπλέον αποζημίωση αν προβλέπεται
  3. Ορίστε ειδικές περιπτώσεις:
    • Αργίες και επίσημες εορτές
    • Κυριακές και ειδικές ημέρες
    • Ειδικοί κανόνες για ανήλικους ή ειδικές κατηγορίες εργαζομένων
  4. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

9.3 Προσαρμογή Εμφάνισης

Για την εξατομίκευση της εμφάνισης του συστήματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Εμφάνιση”
  2. Προσαρμόστε τα χρώματα:
    • Κύριο χρώμα
    • Δευτερεύον χρώμα
    • Χρώματα επισήμανσης
    • Χρώματα κειμένου
  3. Επιλέξτε θέμα εμφάνισης:
    • Φωτεινό
    • Σκοτεινό
    • Αυτόματη εναλλαγή με βάση την ώρα
  4. Προσαρμόστε τις προβολές ημερολογίου:
    • Χρώματα για διαφορετικούς τύπους βάρδιας
    • Στυλ πλαισίων και κουμπιών
    • Εμφάνιση πρόσθετων πληροφοριών στα κελιά του ημερολογίου
  5. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

9.4 Διαχείριση Ασφάλειας

Για τη διαχείριση της ασφάλειας του συστήματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ασφάλεια”
  2. Διαμορφώστε τις πολιτικές κωδικών:
    • Ελάχιστο μήκος κωδικού
    • Απαιτήσεις πολυπλοκότητας
    • Συχνότητα αλλαγής κωδικών
    • Ιστορικό κωδικών (αποτροπή επαναχρησιμοποίησης)
  3. Ρυθμίστε την επαλήθευση δύο παραγόντων (2FA):
    • Προαιρετική ή υποχρεωτική
    • Διαθέσιμοι μέθοδοι (SMS, email, εφαρμογή)
    • Εξαιρέσεις για συγκεκριμένους χρήστες
  4. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις συνεδρίας:
    • Διάρκεια συνεδρίας
    • Αυτόματη αποσύνδεση λόγω αδράνειας
    • Περιορισμοί ταυτόχρονης σύνδεσης
  5. Ορίστε περιορισμούς πρόσβασης:
    • Περιορισμοί IP (whitelist)
    • Περιορισμοί ανά χώρα
    • Ώρες επιτρεπόμενης πρόσβασης
  6. Ρυθμίστε την καταγραφή και παρακολούθηση:
    • Καταγραφή ενεργειών χρηστών
    • Ειδοποιήσεις για ύποπτες ενέργειες
    • Περίοδος διατήρησης αρχείων καταγραφής
  7. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

9.5 Αντίγραφα Ασφαλείας και Επαναφορά

Για τη διασφάλιση των δεδομένων σας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Αντίγραφα Ασφαλείας”
  2. Διαμορφώστε τα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας:
    • Συχνότητα (ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία)
    • Ώρα εκτέλεσης
    • Τύπος αντιγράφου (πλήρες ή διαφορικό)
    • Αριθμός διατηρούμενων αντιγράφων
  3. Επιλέξτε την τοποθεσία αποθήκευσης:
    • Cloud αποθήκευση (προεπιλογή)
    • Εξαγωγή σε τοπικό αρχείο
    • Αποστολή με email
  4. Δημιουργήστε χειροκίνητο αντίγραφο ασφαλείας:
    • Πατήστε “Δημιουργία Αντιγράφου Τώρα”
    • Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε
    • Ξεκινήστε τη διαδικασία
  5. Επαναφορά από αντίγραφο ασφαλείας:
    • Επιλέξτε το αντίγραφο από τη λίστα ή ανεβάστε αρχείο
    • Επιλέξτε τι θέλετε να επαναφέρετε
    • Επιβεβαιώστε την επαναφορά
  1. Εφαρμογή για Κινητά

10.1 Λειτουργίες Εφαρμογής για Εργαζόμενους

Η εφαρμογή ShiftPlan Employee παρέχει στους εργαζόμενους τις παρακάτω λειτουργίες:

  1. Προβολή Προγράμματος:
    • Ημερήσια, εβδομαδιαία και μηνιαία προβολή
    • Λεπτομέρειες βαρδιών (ώρες, τοποθεσία, σημειώσεις)
    • Προβολή συναδέλφων που εργάζονται την ίδια βάρδια
    • Υπενθυμίσεις για επερχόμενες βάρδιες
  2. Διαχείριση Αιτημάτων:
    • Υποβολή αιτημάτων άδειας
    • Αίτημα ανταλλαγής βάρδιας
    • Προβολή κατάστασης αιτημάτων
    • Ειδοποιήσεις για εγκρίσεις/απορρίψεις
  3. Δήλωση Διαθεσιμότητας:
    • Καθορισμός προτιμώμενων ημερών/ωρών
    • Δήλωση μη διαθεσιμότητας
    • Ρύθμιση επαναλαμβανόμενων μοτίβων
  4. Επικοινωνία:
    • Λήψη ανακοινώσεων
    • Αποστολή μηνυμάτων σε προϊσταμένους
    • Ενημέρωση για εκτάκτως καταστάσεις
  5. Προσέλευση/Αποχώρηση (αν έχει ενεργοποιηθεί):
    • Καταγραφή ώρας προσέλευσης και αποχώρησης
    • Προβολή ιστορικού ωρών εργασίας
    • Σύγκριση προγραμματισμένων και πραγματικών ωρών

10.2 Λειτουργίες Εφαρμογής για Διαχειριστές

Η εφαρμογή ShiftPlan Manager παρέχει στους διαχειριστές και προϊσταμένους τις παρακάτω λειτουργίες:

  1. Διαχείριση Προγράμματος:
    • Προβολή πλήρους προγράμματος
    • Δημιουργία και τροποποίηση βαρδιών
    • Ανάθεση εργαζομένων σε βάρδιες
    • Έλεγχος κάλυψης βαρδιών
  2. Έγκριση Αιτημάτων:
    • Λήψη ειδοποιήσεων για νέα αιτήματα
    • Έγκριση/απόρριψη αιτημάτων αδείας
    • Έγκριση/απόρριψη ανταλλαγών βάρδιας
    • Προσθήκη σχολίων
  3. Παρακολούθηση Παρουσιών:
    • Έλεγχος παρουσιών σε πραγματικό χρόνο
    • Επισήμανση καθυστερημένων προσελεύσεων
    • Καταγραφή απουσιών
    • Έγκριση υπερωριών
  4. Επικοινωνία:
    • Αποστολή ανακοινώσεων σε ομάδες ή μεμονωμένους εργαζόμενους
    • Ειδοποίηση εργαζομένων για αλλαγές προγράμματος
    • Άμεση επικοινωνία για επείγοντα ζητήματα
  5. Αναφορές:
    • Πρόσβαση σε βασικά στατιστικά και αναφορές
    • Προβολή συνοπτικών δεδομένων κόστους
    • Ανάλυση κάλυψης βαρδιών
    • Προβολή ιστορικού αλλαγών

10.3 Ρυθμίσεις Εφαρμογής

Για την προσαρμογή της εφαρμογής στις προτιμήσεις σας:

  1. Ανοίξτε την εφαρμογή και συνδεθείτε
  2. Πατήστε το εικονίδιο του μενού και επιλέξτε “Ρυθμίσεις”
  3. Διαμορφώστε τις παρακάτω επιλογές:
    • Γλώσσα: Επιλογή προτιμώμενης γλώσσας
    • Ειδοποιήσεις:
      • Επιλογή τύπων ειδοποιήσεων
      • Ήχοι ειδοποιήσεων
      • Δόνηση
    • Προβολή:
      • Θέμα (φωτεινό/σκοτεινό)
      • Αρχική οθόνη (προεπιλεγμένη προβολή)
      • Μορφή ημερομηνίας και ώρας
    • Σύνδεση:
      • Αυτόματη σύνδεση
      • Επαλήθευση δύο παραγόντων
      • Χρήση βιομετρικών στοιχείων (δακτυλικό αποτύπωμα ή αναγνώριση προσώπου)
    • Συγχρονισμός:
      • Συχνότητα συγχρονισμού δεδομένων
      • Συγχρονισμός μόνο με Wi-Fi
      • Λήψη ειδοποιήσεων όταν είστε εκτός σύνδεσης
  1. Αποθηκεύστε τις ρυθμίσεις

10.4 Λειτουργία Εκτός Σύνδεσης

Η εφαρμογή ShiftPlan διαθέτει λειτουργικότητα εκτός σύνδεσης:

  1. Αυτόματη αποθήκευση δεδομένων:
    • Το πρόγραμμα αποθηκεύεται τοπικά στη συσκευή
    • Οι αλλαγές αποθηκεύονται προσωρινά όταν δεν υπάρχει σύνδεση
  2. Διαθέσιμες λειτουργίες εκτός σύνδεσης:
    • Προβολή προγράμματος
    • Δημιουργία αιτημάτων (θα συγχρονιστούν όταν υπάρξει σύνδεση)
    • Καταγραφή προσέλευσης/αποχώρησης (αν έχει ενεργοποιηθεί)
  3. Συγχρονισμός με επανασύνδεση:
    • Αυτόματος συγχρονισμός όταν αποκατασταθεί η σύνδεση
    • Επίλυση συγκρούσεων με βάση προκαθορισμένες πολιτικές
    • Ειδοποίηση χρήστη για αλλαγές που έγιναν κατά την περίοδο εκτός σύνδεσης
  1. Συχνές Ερωτήσεις

Γενικές Ερωτήσεις

Ερ: Πόσος χρόνος χρειάζεται για την αρχική ρύθμιση του ShiftPlan;
Απ: Η βασική εγκατάσταση και ρύθμιση μπορεί να ολοκληρωθεί σε λιγότερο από μία ώρα. Ωστόσο, για την πλήρη παραμετροποίηση (τμήματα, θέσεις εργασίας, πολιτικές, κλπ.) και την εισαγωγή των στοιχείων των εργαζομένων, συνιστάται να αφιερώσετε 2-3 ημέρες. Η ομάδα υποστήριξης της TSI Solutions είναι διαθέσιμη να σας βοηθήσει σε όλη τη διαδικασία.

Ερ: Πόσους εργαζόμενους και τμήματα μπορεί να διαχειριστεί το ShiftPlan;
Απ: Το ShiftPlan μπορεί να διαχειριστεί απεριόριστο αριθμό εργαζομένων και τμημάτων. Η πλατφόρμα είναι σχεδιασμένη για να λειτουργεί αποτελεσματικά τόσο σε μικρές επιχειρήσεις με λίγους εργαζόμενους όσο και σε μεγάλους οργανισμούς με εκατοντάδες ή χιλιάδες εργαζόμενους σε πολλαπλά τμήματα και τοποθεσίες.

Ερ: Το ShiftPlan συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας;
Απ: Ναι, το ShiftPlan είναι πλήρως συμβατό με τις απαιτήσεις της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η πλατφόρμα μπορεί να αποστέλλει αυτόματα τα προγράμματα εργασίας, τις αλλαγές και τα δεδομένα προσέλευσης/αποχώρησης στο ΕΡΓΑΝΗ, διασφαλίζοντας τη συμμόρφωση με την ελληνική εργατική νομοθεσία.

Ερ: Ποιες είναι οι διαφορετικές δυνατότητες πρόσβασης στο ShiftPlan;
Απ: Το ShiftPlan είναι προσβάσιμο μέσω:

  • Web browser (σε υπολογιστή, tablet ή smartphone)
  • Εφαρμογή για iOS (iPhone και iPad)
  • Εφαρμογή για Android Όλες οι πλατφόρμες συγχρονίζονται αυτόματα, επιτρέποντας στους χρήστες να έχουν πρόσβαση στο σύστημα από οποιαδήποτε συσκευή.

Τεχνικές Ερωτήσεις

Ερ: Πώς διασφαλίζεται η ασφάλεια των δεδομένων στο ShiftPlan;
Απ: Το ShiftPlan εφαρμόζει πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων: κρυπτογράφησης SSL/TLS για όλες τις επικοινωνίες, κρυπτογράφησης των αποθηκευμένων δεδομένων, επαλήθευσης δύο παραγόντων, ελέγχων πρόσβασης με λεπτομερή δικαιώματα χρηστών, τακτικών αντιγράφων ασφαλείας, και συμμόρφωσης με τον GDPR. Επιπλέον, όλα τα δεδομένα φιλοξενούνται σε πιστοποιημένα κατά ISO 27001 data centers εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Ερ: Το ShiftPlan μπορεί να λειτουργήσει χωρίς σύνδεση στο Internet;
Απ: Η εφαρμογή για κινητά του ShiftPlan διαθέτει λειτουργικότητα εκτός σύνδεσης που επιτρέπει στους χρήστες να βλέπουν το πρόγραμμά τους και να καταχωρούν δεδομένα όπως προσέλευση/αποχώρηση ακόμα και χωρίς σύνδεση στο Internet. Τα δεδομένα συγχρονίζονται αυτόματα μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση. Ωστόσο, για την πλήρη λειτουργικότητα, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας προγραμμάτων και της διαχείρισης αιτημάτων, απαιτείται σύνδεση στο Internet.

Ερ: Με ποια συστήματα μπορεί να ενσωματωθεί το ShiftPlan;
Απ: Το ShiftPlan παρέχει έτοιμες ενσωματώσεις με συστήματα μισθοδοσίας (Epsilon Net, Singular Logic, SAP, κλπ.), το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, συστήματα ωρομέτρησης (IDESCO, ZKTeco, κλπ.), πλατφόρμες επικοινωνίας (Slack, Microsoft Teams) και άλλες επιχειρησιακές εφαρμογές. Επιπλέον, το API του ShiftPlan επιτρέπει προσαρμοσμένες ενσωματώσεις με οποιοδήποτε άλλο σύστημα χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας.

Ερωτήσεις Λειτουργικότητας

Ερ: Πώς μπορώ να διαχειριστώ αλλαγές της τελευταίας στιγμής στο πρόγραμμα;
Απ: Το ShiftPlan παρέχει πολλαπλούς τρόπους για τη διαχείριση αλλαγών της τελευταίας στιγμής:

  1. Οι διαχειριστές και προϊστάμενοι μπορούν να τροποποιήσουν το πρόγραμμα άμεσα από την εφαρμογή ή την πλατφόρμα web
  2. Το σύστημα μπορεί να προτείνει διαθέσιμους αντικαταστάτες σε περίπτωση απουσίας
  3. Οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλουν αιτήματα ανταλλαγής βάρδιας
  4. Αυτόματες ειδοποιήσεις ενημερώνουν όλους τους εμπλεκόμενους για τις αλλαγές Όλες οι αλλαγές καταγράφονται για λόγους αναφοράς και συμμόρφωσης.

Ερ: Μπορούν οι εργαζόμενοι να δηλώσουν τις προτιμήσεις τους για τις βάρδιες;
Απ: Ναι, το ShiftPlan επιτρέπει στους εργαζόμενους να δηλώσουν:

  • Προτιμώμενες ημέρες και ώρες εργασίας
  • Ημέρες και ώρες μη διαθεσιμότητας
  • Επαναλαμβανόμενα μοτίβα διαθεσιμότητας Οι προϊστάμενοι μπορούν να λαμβάνουν υπόψη αυτές τις προτιμήσεις κατά τη δημιουργία του προγράμματος, ενώ το σύστημα αυτόματου προγραμματισμού μπορεί να τις ενσωματώσει στους αλγόριθμούς του. Αυτό βελτιώνει την ικανοποίηση των εργαζομένων και μειώνει τις αιτήσεις για αλλαγές βάρδιας.

Ερ: Πώς μπορώ να βελτιστοποιήσω το κόστος μισθοδοσίας με το ShiftPlan;
Απ: Το ShiftPlan παρέχει εργαλεία για τη βελτιστοποίηση του κόστους μισθοδοσίας:

  • Προβλέψεις κόστους για διαφορετικά σενάρια προγραμματισμού
  • Αναφορές για υπερωρίες και αποτελεσματική κατανομή προσωπικού
  • Αυτόματος προγραμματισμός με βάση την ελαχιστοποίηση κόστους
  • Συγκριτικά στοιχεία κόστους μεταξύ διαφορετικών περιόδων
  • Ειδοποιήσεις για πιθανές υπερβάσεις προϋπολογισμού Με την κατάλληλη χρήση αυτών των εργαλείων, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιτύχουν σημαντική μείωση στο κόστος μισθοδοσίας διατηρώντας παράλληλα την αποτελεσματική στελέχωση.

Ερωτήσεις Τιμολόγησης και Υποστήριξης

Ερ: Καλύπτεται το ShiftPlan από το πρόγραμμα “Ψηφιακά Εργαλεία ΜΜΕ”;
Απ: Ναι, το ShiftPlan καλύπτεται πλήρως από την επιδότηση του προγράμματος “Ψηφιακά Εργαλεία ΜΜΕ” στην κατηγορία Α.02.01 (Πλατφόρμες παραγωγικότητας, επικοινωνίας και συνεργασίας). Η ετήσια συνδρομή των €900 καλύπτεται 100% από το voucher του προγράμματος. Η ομάδα μας μπορεί να σας βοηθήσει με όλη τη διαδικασία υποβολής της αίτησης.

Ερ: Υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις εκτός από την ετήσια συνδρομή;
Απ: Όχι, η ετήσια συνδρομή περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες, απεριόριστο αριθμό χρηστών, συνεχείς ενημερώσεις και τεχνική υποστήριξη. Δεν υπάρχουν κρυφές χρεώσεις ή επιπλέον κόστη. Προαιρετικές υπηρεσίες, όπως η αποστολή SMS ή η ανάπτυξη εξειδικευμένων ενσωματώσεων, μπορεί να έχουν επιπλέον κόστος, αλλά αυτό θα σας γνωστοποιηθεί εκ των προτέρων.

Ερ: Τι είδους υποστήριξη παρέχετε μετά την εγκατάσταση;
Απ: Παρέχουμε ολοκληρωμένη υποστήριξη που περιλαμβάνει:

  1. Τεχνική υποστήριξη μέσω email, τηλεφώνου και live chat τις εργάσιμες ώρες
  2. Εκτενή βάση γνώσεων με οδηγούς, tutorials και βέλτιστες πρακτικές
  3. Μηνιαία webinars για νέες λειτουργίες και τεχνικές βελτιστοποίησης
  4. Προσωπικές συνεδρίες εκπαίδευσης (έως 2 ώρες/μήνα)
  5. Τακτικές αναφορές απόδοσης με προτάσεις βελτιστοποίησης
  6. Συνεχείς ενημερώσεις με νέες λειτουργίες και βελτιώσεις ασφαλείας
  1. Τεχνική Υποστήριξη

12.1 Επικοινωνία με την Υποστήριξη

Διαθέσιμες Μέθοδοι Επικοινωνίας:

  • Live Chat: Διαθέσιμο μέσα από το dashboard διαχείρισης, Δευτέρα-Παρασκευή 09:00-21:00 και Σάββατο 09:00-15:00
  • Email: [email protected] (απάντηση εντός 24 ωρών)
  • Τηλέφωνο: +30 210 6914776 (Δευτέρα-Παρασκευή 09:00-17:00)
  • Φόρμα Υποστήριξης: Διαθέσιμη στο https://tsisolutions.gr/support
  • Απομακρυσμένη Υποστήριξη: Για πιο σύνθετα ζητήματα, κατόπιν ραντεβού

Πληροφορίες που πρέπει να παρέχετε:

  1. ID Λογαριασμού
  2. URL της πλατφόρμας όπου αντιμετωπίζετε το πρόβλημα
  3. Αναλυτική περιγραφή του προβλήματος
  4. Βήματα για την αναπαραγωγή του προβλήματος
  5. Στιγμιότυπα οθόνης ή βίντεο (αν είναι διαθέσιμα)
  6. Πληροφορίες συστήματος (browser, λειτουργικό σύστημα, έκδοση εφαρμογής)

12.2 Βάση Γνώσεων και Εκπαιδευτικό Υλικό

Πρόσβαση στη Βάση Γνώσεων:

  1. Συνδεθείτε στο dashboard
  2. Πηγαίνετε στο μενού “Βοήθεια” > “Βάση Γνώσεων”
  3. Περιηγηθείτε στις διαθέσιμες κατηγορίες:
    • Οδηγοί Γρήγορης Εκκίνησης
    • Αναλυτικοί Οδηγοί
    • Συχνές Ερωτήσεις
    • Αντιμετώπιση Προβλημάτων
    • Βέλτιστες Πρακτικές
  4. Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες

Διαθέσιμο Εκπαιδευτικό Υλικό:

  • Βίντεο-οδηγοί: Σύντομα βίντεο που εξηγούν συγκεκριμένες λειτουργίες
  • Webinars: Ζωντανά ή καταγεγραμμένα σεμινάρια για διάφορα θέματα
  • Βήμα-προς-βήμα οδηγοί: Αναλυτικές οδηγίες με εικόνες
  • Case studies: Παραδείγματα επιτυχημένης χρήσης του ShiftPlan

Πρόγραμμα Εκπαίδευσης:

  • Εισαγωγική Εκπαίδευση: 60 λεπτά εισαγωγή στις βασικές λειτουργίες
  • Προχωρημένη Εκπαίδευση: 90 λεπτά για προχωρημένες ρυθμίσεις και βελτιστοποιήσεις
  • Εκπαίδευση Διαχειριστών: Εξειδικευμένη εκπαίδευση για διαχειριστές συστήματος
  • Εκπαίδευση Εργαζομένων: Σύντομη εκπαίδευση για τους τελικούς χρήστες
  • Προσαρμοσμένη Εκπαίδευση: Εξατομικευμένες συνεδρίες για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας

12.3 Αναβαθμίσεις και Ενημερώσεις

Πολιτική Ενημερώσεων:

  • Μικρές Ενημερώσεις: Κυκλοφορούν κάθε 2-4 εβδομάδες, περιλαμβάνουν διορθώσεις σφαλμάτων και μικρές βελτιώσεις
  • Μεγάλες Αναβαθμίσεις: Κυκλοφορούν κάθε 3-4 μήνες, περιλαμβάνουν νέες λειτουργίες και σημαντικές βελτιώσεις
  • Κρίσιμες Ενημερώσεις Ασφαλείας: Κυκλοφορούν άμεσα όταν είναι απαραίτητο

Διαδικασία Ενημέρωσης:

  1. Θα λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω email πριν από κάθε σημαντική ενημέρωση
  2. Οι μικρές ενημερώσεις εγκαθίστανται αυτόματα χωρίς διακοπή λειτουργίας
  3. Για τις μεγάλες αναβαθμίσεις, θα ενημερώνεστε για τις νέες λειτουργίες και βελτιώσεις
  4. Μετά από κάθε μεγάλη αναβάθμιση, θα εμφανίζεται ένας οδηγός νέων λειτουργιών

12.4 Κοινότητα Χρηστών

Συμμετοχή στην Κοινότητα:

  1. Επισκεφθείτε το forum της κοινότητας στο https://community.tsisolutions.gr
  2. Δημιουργήστε λογαριασμό ή συνδεθείτε με τα στοιχεία σας
  3. Περιηγηθείτε στις διαθέσιμες ενότητες:
    • Ανακοινώσεις
    • Συζητήσεις Χρηστών
    • Προτάσεις Νέων Λειτουργιών
    • Βέλτιστες Πρακτικές
    • Case Studies
  4. Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας και μάθετε από άλλους χρήστες

Οφέλη Συμμετοχής στην Κοινότητα:

  • Πρόσβαση σε συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές από έμπειρους χρήστες
  • Ενημέρωση για νέες λειτουργίες και ενημερώσεις
  • Δυνατότητα να προτείνετε και να ψηφίσετε για νέες λειτουργίες
  • Πρόσβαση σε πρόσθετα (add-ons) και προσαρμοσμένα scripts
  • Ευκαιρίες δικτύωσης με άλλους επαγγελματίες του κλάδου

Σας ευχαριστούμε που επιλέξατε το ShiftPlan για τη διαχείριση των βαρδιών και του προσωπικού σας. Είμαστε δεσμευμένοι να σας παρέχουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία και να συνεχίζουμε να βελτιώνουμε το προϊόν μας με βάση τις ανάγκες σας.

Για οποιαδήποτε περαιτέρω βοήθεια, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης.