PMS NOW Documentation

Εγχειρίδιο Χρήσης

Έκδοση 2.5 – Απρίλιος 2025

TSI Solutions
Φρειδερίκου Τσέντνερ 28, Αθήνα 11525
Τηλ: +30 210 6914776
Email: [email protected]
Website: https://tsisolutions.gr/

Πίνακας Περιεχομένων

  1. Εισαγωγή
  2. Εγκατάσταση και Αρχική Ρύθμιση
  3. Περιβάλλον Διαχείρισης
  4. Διαχείριση Καταλυμάτων
  5. Διαχείριση Κρατήσεων
  6. Online Booking Engine
  7. Channel Manager
  8. Εργαλεία AI και Βελτιστοποίηση
  9. Αναφορές και Στατιστικά
  10. Ρυθμίσεις Συστήματος
  11. Συχνές Ερωτήσεις
  12. Τεχνική Υποστήριξη
 
  1. Εισαγωγή

1.1 Καλωσόρισμα στο PMS NOW

Το PMS NOW είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης κρατήσεων και online κρατήσεων, σχεδιασμένη ειδικά για μικρά και μεσαίου μεγέθους τουριστικά καταλύματα όπως μικρά ξενοδοχεία, camping, glamping, αγροτουριστικά καταλύματα και παρόμοιες επιχειρήσεις φιλοξενίας.

Η πλατφόρμα συνδυάζει την ευχρηστία με προηγμένα χαρακτηριστικά, όπως η τεχνητή νοημοσύνη για βελτιστοποίηση της πληρότητας, η αυτόματη ενημέρωση καναλιών πώλησης και η ολοκληρωμένη διαχείριση των πελατών σας.

1.2 Κύρια Χαρακτηριστικά

  • Ενοποίηση Πωλήσεων & Κρατήσεων: Διαχειριστείτε όλες τις κρατήσεις (τηλεφωνικές, επιτόπου και online) και τις πωλήσεις υπηρεσιών σε ένα μέρος.
  • Online Booking Engine: Επιτρέπει στους πελάτες να κάνουν κρατήσεις μέσω της ιστοσελίδας σας σε πραγματικό χρόνο.
  • Ενοποιημένο Dashboard: Παρακολουθήστε και διαχειριστείτε πολλαπλά καταλύματα από μία μόνο οθόνη.
  • Auto Channel Management: Αυτόματη ενημέρωση διαθεσιμότητας σε συνδεδεμένα κανάλια πωλήσεων (Booking.com, Airbnb, κλπ.).
  • Έξυπνη Βελτιστοποίηση Πληρότητας: AI αλγόριθμοι αναλύουν τα δεδομένα και προτείνουν βέλτιστες ενέργειες.
  • Αυτοματοποιημένη Επικοινωνία: Αυτόματα email/SMS για επιβεβαιώσεις, υπενθυμίσεις και ευχαριστήρια μηνύματα.
  • Αναφορές & Στατιστικά: Λεπτομερείς αναφορές για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

1.3 Τεχνικές Προδιαγραφές

Ελάχιστες Απαιτήσεις Συστήματος:

  • Πρόσβαση στο Διαδίκτυο: Σταθερή σύνδεση άνω των 5 Mbps
  • Περιηγητής (Browser): Chrome 88+, Firefox 85+, Safari 14+, Edge 88+
  • Συσκευές: Υποστηρίζονται υπολογιστές, tablets και smartphones

Τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται:

  • Πλατφόρμα cloud με υψηλή διαθεσιμότητα
  • Κρυπτογράφηση δεδομένων SSL 256-bit
  • Τεχνητή νοημοσύνη για ανάλυση δεδομένων και προτάσεις βελτιστοποίησης
  • REST APIs για διασύνδεση με τρίτα συστήματα

Δυνατότητες ολοκλήρωσης (Integrations):

  • OTAs (Booking.com, Airbnb, Expedia, κλπ.)
  • Συστήματα POS
  • Λογιστικά προγράμματα
  • Συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM)
  • Συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης
  1. Εγκατάσταση και Αρχική Ρύθμιση

2.1 Δημιουργία Λογαριασμού

  1. Επισκεφθείτε τη σελίδα https://tsisolutions.gr/pms-now
  2. Πατήστε το κουμπί “Δημιουργία Λογαριασμού”
  3. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία:
    • Επωνυμία επιχείρησης
    • Ονοματεπώνυμο υπευθύνου
    • Email επικοινωνίας (θα χρησιμοποιηθεί ως username)
    • Τηλέφωνο επικοινωνίας
    • Δημιουργία ισχυρού κωδικού
  4. Αποδεχτείτε τους όρους χρήσης και την πολιτική απορρήτου
  5. Πατήστε “Υποβολή”
  6. Θα λάβετε ένα email επιβεβαίωσης – ακολουθήστε τον σύνδεσμο για να επιβεβαιώσετε το λογαριασμό σας

2.2 Οδηγός Αρχικής Ρύθμισης

Μετά την πρώτη σύνδεση, θα εμφανιστεί αυτόματα ο οδηγός αρχικής ρύθμισης που θα σας καθοδηγήσει στα παρακάτω βήματα:

Βήμα 1: Στοιχεία Επιχείρησης

  • Συμπληρώστε τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησής σας
  • Ανεβάστε το λογότυπο της επιχείρησης
  • Καθορίστε το νόμισμα και τις φορολογικές ρυθμίσεις

Βήμα 2: Δημιουργία Καταλύματος

  • Εισάγετε το όνομα του καταλύματος
  • Καθορίστε τη διεύθυνση και τις συντεταγμένες στο χάρτη
  • Επιλέξτε τον τύπο καταλύματος (ξενοδοχείο, camping, glamping, κλπ.)
  • Ανεβάστε 3-5 φωτογραφίες του καταλύματος

Βήμα 3: Δημιουργία Δωματίων/Χώρων

  • Ορίστε τους τύπους δωματίων/χώρων (μονόκλινο, δίκλινο, σουίτα, θέση κάμπινγκ, κλπ.)
  • Καθορίστε τη χωρητικότητα, τα τετραγωνικά και τις παροχές κάθε τύπου
  • Προσθέστε φωτογραφίες για κάθε τύπο δωματίου/χώρου
  • Ορίστε τον αριθμό διαθέσιμων μονάδων ανά τύπο

Βήμα 4: Τιμολογιακή Πολιτική

  • Δημιουργήστε τις βασικές τιμές για κάθε τύπο δωματίου/χώρου
  • Ορίστε εποχικότητα (χαμηλή, μεσαία, υψηλή περίοδος)
  • Καθορίστε ειδικές προσφορές και εκπτώσεις
  • Ρυθμίστε τους όρους ακύρωσης

Βήμα 5: Ρύθμιση Online Booking

  • Επιλέξτε εμφάνιση και χρώματα για το booking widget
  • Καθορίστε τις μεθόδους πληρωμής
  • Προσαρμόστε τα email επιβεβαίωσης

Βήμα 6: Σύνδεση Καναλιών (Προαιρετικό)

  • Ρυθμίστε τις συνδέσεις με Booking.com, Airbnb και άλλα κανάλια
  • Συγχρονίστε διαθεσιμότητα και τιμές

2.3 Εισαγωγή Δεδομένων από Υπάρχον Σύστημα

Αν χρησιμοποιείτε ήδη κάποιο άλλο σύστημα, το PMS NOW σας προσφέρει τη δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Εισαγωγή Δεδομένων”
  2. Επιλέξτε τον τύπο δεδομένων που θέλετε να εισάγετε:
    • Πελάτες
    • Κρατήσεις
    • Τιμολογιακή πολιτική
  3. Κατεβάστε το πρότυπο αρχείο Excel
  4. Συμπληρώστε τα δεδομένα σας στο πρότυπο
  5. Ανεβάστε το συμπληρωμένο αρχείο
  6. Επιβεβαιώστε τα δεδομένα πριν την τελική εισαγωγή
  1. Περιβάλλον Διαχείρισης

3.1 Κεντρικό Dashboard

Το κεντρικό dashboard παρέχει μια συνολική εικόνα της επιχείρησής σας με τα εξής στοιχεία:

  • Δείκτες Απόδοσης (KPIs):
    • Ποσοστό πληρότητας (τρέχον, εβδομαδιαίο, μηνιαίο)
    • Έσοδα (ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία)
    • Μέση τιμή δωματίου (ADR)
    • Έσοδα ανά διαθέσιμο δωμάτιο (RevPAR)
    • Αριθμός αφίξεων και αναχωρήσεων της ημέρας
  • Γραφήματα Απόδοσης:
    • Πληρότητα ανά ημέρα/εβδομάδα/μήνα
    • Έσοδα ανά πηγή κρατήσεων
    • Σύγκριση με προηγούμενη περίοδο
  • Ειδοποιήσεις και Υπενθυμίσεις:
    • Αφίξεις σήμερα
    • Αναχωρήσεις σήμερα
    • Εκκρεμείς επιβεβαιώσεις
    • Εκκρεμείς πληρωμές
    • Μηνύματα από πελάτες
  • Συντομεύσεις Γρήγορων Ενεργειών:
    • Νέα κράτηση
    • Έλεγχος διαθεσιμότητας
    • Άφιξη πελάτη
    • Αναχώρηση πελάτη
    • Προσθήκη πελάτη

3.2 Κύριο Μενού Πλοήγησης

Το κύριο μενού βρίσκεται στο αριστερό μέρος της οθόνης και περιλαμβάνει:

  • Dashboard: Κεντρική σελίδα επισκόπησης
  • Ημερολόγιο: Ημερολόγιο κρατήσεων και διαθεσιμότητας
  • Κρατήσεις: Διαχείριση κρατήσεων
  • Πελάτες: Βάση δεδομένων πελατών
  • Τιμολόγηση: Διαχείριση τιμών και πακέτων
  • Καταλύματα: Διαχείριση δωματίων και χώρων
  • Κανάλια: Ρυθμίσεις διασύνδεσης με εξωτερικά κανάλια
  • Αναφορές: Στατιστικά και αναφορές
  • Marketing: Εργαλεία προώθησης και επικοινωνίας
  • Ρυθμίσεις: Παραμετροποίηση συστήματος

3.3 Προσαρμογή του Dashboard

Μπορείτε να προσαρμόσετε το Dashboard για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας:

  1. Στο πάνω δεξιά μέρος του dashboard, πατήστε το εικονίδιο “Προσαρμογή”
  2. Επιλέξτε ποια widgets θέλετε να εμφανίζονται
  3. Σύρετε τα widgets στη σειρά και θέση που επιθυμείτε
  4. Καθορίστε το χρονικό διάστημα για τα στατιστικά (ημερήσια, εβδομαδιαία, μηνιαία)
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας

3.4 Πολλαπλοί Χρήστες και Δικαιώματα

Το PMS NOW υποστηρίζει πολλαπλούς χρήστες με διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης:

Τύποι Χρηστών:

  • Διαχειριστής: Πλήρης πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες
  • Υπεύθυνος Κρατήσεων: Διαχείριση κρατήσεων και πελατών
  • Υπάλληλος Υποδοχής: Διαχείριση αφίξεων/αναχωρήσεων και καθημερινών εργασιών
  • Οικονομικό Τμήμα: Πρόσβαση σε τιμολόγηση και οικονομικές αναφορές
  • Marketing: Πρόσβαση σε στατιστικά και εργαλεία marketing
  • Παρατηρητής: Πρόσβαση μόνο για ανάγνωση

Διαχείριση Χρηστών:

  1. Πηγαίνετε στο “Ρυθμίσεις” > “Χρήστες & Δικαιώματα”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέου Χρήστη”
  3. Συμπληρώστε τα στοιχεία του χρήστη
  4. Επιλέξτε τον ρόλο ή προσαρμόστε τα δικαιώματα
  5. Καθορίστε αν ο χρήστης θα έχει πρόσβαση σε όλα τα καταλύματα ή σε συγκεκριμένα
  6. Αποθηκεύστε τις αλλαγές
  1. Διαχείριση Καταλυμάτων

4.1 Προσθήκη και Επεξεργασία Καταλυμάτων

Προσθήκη Νέου Καταλύματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Καταλύματα” > “Προσθήκη Νέου”
  2. Συμπληρώστε τις βασικές πληροφορίες:
    • Όνομα καταλύματος
    • Διεύθυνση
    • Τοποθεσία στο χάρτη (συντεταγμένες)
    • Τύπος καταλύματος (ξενοδοχείο, camping, glamping, κλπ.)
    • Κατηγορία/αστέρια (αν ισχύει)
    • Περιγραφή
    • Παροχές
  3. Ανεβάστε φωτογραφίες του καταλύματος
  4. Συμπληρώστε τις πληροφορίες επικοινωνίας
  5. Προσθέστε κανόνες καταλύματος (ώρες check-in/check-out, κατοικίδια, κάπνισμα, κλπ.)
  6. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Επεξεργασία Υπάρχοντος Καταλύματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Καταλύματα” > “Όλα τα Καταλύματα”
  2. Επιλέξτε το κατάλυμα που θέλετε να επεξεργαστείτε
  3. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

4.2 Διαχείριση Δωματίων και Χώρων

Προσθήκη Τύπων Δωματίων/Χώρων:

  1. Από τη σελίδα του καταλύματος, πηγαίνετε στην καρτέλα “Τύποι Δωματίων/Χώρων”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέου Τύπου”
  3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες:
    • Όνομα τύπου (π.χ. Δίκλινο, Σουίτα, Θέση Camping)
    • Κωδικός τύπου (για εσωτερική αναφορά)
    • Χωρητικότητα (ενήλικες, παιδιά)
    • Διαστάσεις (τ.μ.)
    • Περιγραφή
    • Παροχές και χαρακτηριστικά
  4. Ανεβάστε φωτογραφίες του τύπου δωματίου/χώρου
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Δημιουργία Μεμονωμένων Δωματίων/Χώρων:

  1. Από τη σελίδα του τύπου δωματίου, πατήστε “Προσθήκη Δωματίων/Χώρων”
  2. Επιλέξτε μέθοδο προσθήκης:
    • Μαζική προσθήκη (ορίστε αριθμό και σύστημα αρίθμησης)
    • Μεμονωμένη προσθήκη (προσθέστε ένα-ένα με συγκεκριμένο όνομα/αριθμό)
  3. Ορίστε τυχόν ιδιαίτερα χαρακτηριστικά κάθε δωματίου/χώρου
  4. Ορίστε την κατάσταση κάθε δωματίου/χώρου (Διαθέσιμο, Υπό Συντήρηση, κλπ.)
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Διαχείριση Χαρακτηριστικών και Παροχών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Χαρακτηριστικά & Παροχές”
  2. Προσθέστε νέες παροχές ή επεξεργαστείτε τις υπάρχουσες
  3. Οργανώστε τις παροχές σε κατηγορίες
  4. Συνδέστε εικονίδια με τις παροχές για καλύτερη οπτική παρουσίαση
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

4.3 Διαχείριση Διάταξης Χώρων (για Camping/Glamping)

Για επιχειρήσεις τύπου camping ή glamping, το PMS NOW προσφέρει επιπλέον λειτουργίες διαχείρισης της διάταξης των χώρων:

Δημιουργία Χάρτη Χώρων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Καταλύματα” > επιλέξτε το κατάλυμα > “Διάταξη Χώρων”
  2. Επιλέξτε μέθοδο δημιουργίας:
    • Χρήση προσχεδιασμένου χάρτη (ανεβάστε εικόνα)
    • Χρήση του ενσωματωμένου εργαλείου σχεδίασης
  3. Προσθέστε τις θέσεις/χώρους στο χάρτη
  4. Αντιστοιχίστε τις θέσεις με τα δωμάτια/χώρους που έχετε ήδη δημιουργήσει
  5. Προσθέστε επιπλέον στοιχεία όπως χώροι υγιεινής, εστιατόρια, πισίνα, κλπ.
  6. Αποθηκεύστε το χάρτη

Προβολή Διαθεσιμότητας στο Χάρτη:

  1. Από την οθόνη “Διάταξη Χώρων”, επιλέξτε “Προβολή Διαθεσιμότητας”
  2. Ορίστε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει
  3. Δείτε με χρωματική κωδικοποίηση τη διαθεσιμότητα κάθε χώρου
  4. Πατήστε σε οποιοδήποτε χώρο για περισσότερες πληροφορίες ή για δημιουργία κράτησης

4.4 Διαχείριση Πρόσθετων Υπηρεσιών

Προσθήκη Υπηρεσιών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Καταλύματα” > επιλέξτε το κατάλυμα > “Υπηρεσίες”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέας Υπηρεσίας”
  3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες:
    • Όνομα υπηρεσίας
    • Περιγραφή
    • Τιμή
    • Μέθοδος χρέωσης (ανά άτομο, ανά διαμονή, ανά διανυκτέρευση, κλπ.)
    • Κατηγορία (εστίαση, ψυχαγωγία, μεταφορά, κλπ.)
    • Διαθεσιμότητα (εποχικότητα, ημέρες/ώρες)
  4. Επιλέξτε αν είναι προαιρετική ή υποχρεωτική
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Πακέτα Υπηρεσιών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Καταλύματα” > επιλέξτε το κατάλυμα > “Πακέτα”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέου Πακέτου”
  3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες:
    • Όνομα πακέτου
    • Περιγραφή
    • Υπηρεσίες που περιλαμβάνονται
    • Συνολική τιμή
    • Ποσοστό έκπτωσης σε σχέση με μεμονωμένες υπηρεσίες
    • Περίοδος διαθεσιμότητας
    • Ελάχιστη διάρκεια διαμονής
  4. Καθορίστε αν είναι διαθέσιμο σε μεμονωμένες κρατήσεις ή μόνο σε γκρουπ
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές
  1. Διαχείριση Κρατήσεων

5.1 Δημιουργία Νέας Κράτησης

Από το Ημερολόγιο:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ημερολόγιο”
  2. Επιλέξτε την περίοδο που επιθυμείτε (σύροντας το ποντίκι από την ημερομηνία άφιξης μέχρι την ημερομηνία αναχώρησης)
  3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, επιλέξτε τον τύπο δωματίου/χώρου
  4. Πατήστε “Δημιουργία Κράτησης”
  5. Συμπληρώστε τα στοιχεία του πελάτη (υπάρχον ή νέος πελάτης)
  6. Συμπληρώστε τα στοιχεία κράτησης:
    • Αριθμός ατόμων (ενήλικες, παιδιά)
    • Πλάνο τιμών
    • Πρόσθετες υπηρεσίες
    • Σημειώσεις
  7. Επιλέξτε μέθοδο πληρωμής και ποσό προκαταβολής
  8. Αποθηκεύστε την κράτηση

Από το Μενού Κρατήσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κρατήσεις” > “Νέα Κράτηση”
  2. Επιλέξτε τις ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης
  3. Επιλέξτε το κατάλυμα (αν έχετε πολλαπλά)
  4. Το σύστημα θα εμφανίσει τα διαθέσιμα δωμάτια/χώρους
  5. Επιλέξτε το δωμάτιο/χώρο που επιθυμείτε
  6. Συμπληρώστε τα στοιχεία πελάτη και κράτησης
  7. Επιλέξτε πρόσθετες υπηρεσίες
  8. Ορίστε τις λεπτομέρειες πληρωμής
  9. Αποθηκεύστε την κράτηση

5.2 Επεξεργασία και Διαχείριση Κρατήσεων

Εύρεση Κράτησης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κρατήσεις” > “Όλες οι Κρατήσεις”
  2. Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα για να βρείτε την κράτηση:
    • Αριθμός κράτησης
    • Όνομα πελάτη
    • Ημερομηνίες
    • Κατάσταση κράτησης
  3. Πατήστε στην κράτηση που θέλετε να διαχειριστείτε

Επεξεργασία Κράτησης:

  1. Από τη σελίδα προβολής κράτησης, πατήστε “Επεξεργασία”
  2. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές:
    • Αλλαγή ημερομηνιών
    • Αλλαγή δωματίου/χώρου
    • Τροποποίηση αριθμού ατόμων
    • Προσθήκη/αφαίρεση υπηρεσιών
    • Αλλαγή στοιχείων πελάτη
  3. Το σύστημα θα υπολογίσει αυτόματα τυχόν διαφορές στο κόστος
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Ακύρωση Κράτησης:

  1. Από τη σελίδα προβολής κράτησης, πατήστε “Ακύρωση”
  2. Επιλέξτε τον λόγο ακύρωσης
  3. Το σύστημα θα υπολογίσει αυτόματα τυχόν χρεώσεις ακύρωσης βάσει της πολιτικής σας
  4. Επιβεβαιώστε την ακύρωση
  5. Επιλέξτε αν θέλετε να αποσταλεί αυτόματο email επιβεβαίωσης της ακύρωσης

5.3 Διαδικασίες Check-in και Check-out

Check-in:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Dashboard” και βρείτε την ενότητα “Αφίξεις Σήμερα”
  2. Εναλλακτικά, πηγαίνετε στο μενού “Κρατήσεις” > “Αφίξεις”
  3. Βρείτε τον πελάτη και πατήστε “Check-in”
  4. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία της κράτησης
  5. Συμπληρώστε τα απαραίτητα έγγραφα (αντίγραφο ταυτότητας/διαβατηρίου)
  6. Καταχωρήστε τα στοιχεία πιστωτικής κάρτας (αν δεν έχουν ήδη καταχωρηθεί)
  7. Διεκπεραιώστε τυχόν υπόλοιπο πληρωμών
  8. Εκτυπώστε το έντυπο check-in (προαιρετικά)
  9. Ολοκληρώστε το check-in

Check-out:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Dashboard” και βρείτε την ενότητα “Αναχωρήσεις Σήμερα”
  2. Εναλλακτικά, πηγαίνετε στο μενού “Κρατήσεις” > “Αναχωρήσεις”
  3. Βρείτε τον πελάτη και πατήστε “Check-out”
  4. Ελέγξτε τυχόν επιπλέον χρεώσεις (μίνι μπαρ, επιπλέον υπηρεσίες, ζημιές)
  5. Προσθέστε τις επιπλέον χρεώσεις αν υπάρχουν
  6. Δείτε το τελικό υπόλοιπο και διεκπεραιώστε την πληρωμή
  7. Εκδώστε την απόδειξη/τιμολόγιο
  8. Ρωτήστε για την εμπειρία του πελάτη και προτείνετε να αφήσει κριτική
  9. Ολοκληρώστε το check-out

5.4 Διαχείριση Πολιτικών Ακύρωσης

Δημιουργία Πολιτικών Ακύρωσης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Πολιτικές Ακύρωσης”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέας Πολιτικής”
  3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες:
    • Όνομα πολιτικής
    • Περιγραφή
    • Κανόνες ακύρωσης (π.χ. 100% επιστροφή αν η ακύρωση γίνει 7+ ημέρες πριν, 50% για 3-7 ημέρες, καμία επιστροφή για λιγότερο από 3 ημέρες)
    • Κανόνες μη εμφάνισης (no-show)
  4. Αποθηκεύστε την πολιτική

Εφαρμογή Πολιτικών σε Τύπους Δωματίων/Περιόδους:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Τιμολόγηση” > “Τιμές & Διαθεσιμότητα”
  2. Επιλέξτε τον τύπο δωματίου και την περίοδο
  3. Συνδέστε την κατάλληλη πολιτική ακύρωσης
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές
  1. Online Booking Engine

6.1 Ρύθμιση του Booking Engine

Βασικές Ρυθμίσεις:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Online Booking”
  2. Διαμορφώστε τις βασικές παραμέτρους:
    • Γλώσσες του booking engine (Ελληνικά, Αγγλικά, κλπ.)
    • Νομίσματα που γίνονται αποδεκτά
    • Ελάχιστος αριθμός ημερών πριν την άφιξη για online κράτηση
    • Μέγιστη περίοδος κράτησης (πόσους μήνες μπροστά)
    • Μέγιστη διάρκεια διαμονής
    • Ελάχιστη διάρκεια διαμονής
  3. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Ρύθμιση Εμφάνισης:

  1. Από την καρτέλα “Εμφάνιση”, διαμορφώστε:
    • Χρωματικό θέμα (επιλογή από έτοιμα θέματα ή προσαρμογή)
    • Λογότυπο και εικόνες
    • Μηνύματα καλωσορίσματος
    • Προσωποποιημένα κείμενα
  2. Προεπισκόπηση του booking engine
  3. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Μέθοδοι Πληρωμών:

  1. Από την καρτέλα “Πληρωμές”, διαμορφώστε:
    • Διαθέσιμες μέθοδοι πληρωμής (πιστωτική κάρτα, τραπεζική μεταφορά, PayPal)
    • Σύνδεση με πύλες πληρωμών (payment gateways)
    • Πολιτική προκαταβολών
    • Διαχείριση ΦΠΑ και φόρων
  2. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

6.2 Ενσωμάτωση στην Ιστοσελίδα σας

Μέθοδοι Ενσωμάτωσης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Online Booking” > “Ενσωμάτωση”
  2. Επιλέξτε μέθοδο ενσωμάτωσης:
    • Button κράτησης
    • Πλήρες widget
    • Popup παράθυρο
    • Ξεχωριστή σελίδα (URL)
  3. Προσαρμόστε το μέγεθος και την εμφάνιση
  4. Αντιγράψτε τον κώδικο ενσωμάτωσης
  5. Επικολλήστε τον κώδικα στην ιστοσελίδα σας

Προχωρημένες Ρυθμίσεις:

  1. Από την καρτέλα “Προχωρημένες Ρυθμίσεις”, μπορείτε:
    • Να ρυθμίσετε αυτόματο redirect μετά την ολοκλήρωση κράτησης
    • Να προσθέσετε κώδικα παρακολούθησης (tracking codes)
    • Να ενεργοποιήσετε Google Analytics
    • Να ρυθμίσετε τα URL confirmation/cancellation

6.3 Διαχείριση Ειδικών Προσφορών

Δημιουργία Προσφορών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Marketing” > “Προσφορές & Εκπτώσεις”
  2. Πατήστε “Προσθήκη Νέας Προσφοράς”
  3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες:
    • Όνομα προσφοράς
    • Περιγραφή
    • Τύπος προσφοράς (ποσοστό έκπτωσης, σταθερό ποσό, δωρεάν διανυκτερεύσεις)
    • Αξία προσφοράς
    • Περίοδος ισχύος
    • Ελάχιστη διάρκεια διαμονής
    • Εφαρμόζεται σε (συγκεκριμένους τύπους δωματίων)
  4. Ρυθμίστε τους κανόνες εφαρμογής:
    • Κωδικός προσφοράς (προαιρετικά)
    • Περιορισμός διαθεσιμότητας (αριθμός χρήσεων)
    • Συνδυάζεται με άλλες προσφορές (ναι/όχι)
  5. Αποθηκεύστε την προσφορά

Προώθηση Προσφορών:

  1. Από τη σελίδα προβολής της προσφοράς, πατήστε “Προώθηση”
  2. Επιλέξτε τρόπο προώθησης:
    • Email σε όλους τους πελάτες
    • Email σε επιλεγμένους πελάτες
    • Εμφάνιση στο booking engine
    • Δημιουργία ειδικού συνδέσμου (URL) για καμπάνιες
  3. Διαμορφώστε το περιεχόμενο του μηνύματος προώθησης
  4. Ενεργοποιήστε την προώθηση

6.4 Παρακολούθηση και Βελτιστοποίηση Απόδοσης

Αναφορές Booking Engine:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Απόδοση Booking Engine”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει
  3. Δείτε αναλυτικά στατιστικά:
    • Επισκέψεις
    • Ποσοστό ολοκλήρωσης κρατήσεων (conversion rate)
    • Μέσος χρόνος ολοκλήρωσης κράτησης
    • Σημεία εγκατάλειψης
    • Δημοφιλέστεροι τύποι δωματίων
    • Προέλευση επισκεπτών

Βελτιστοποίηση με A/B Testing:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Online Booking” > “A/B Testing”
  2. Πατήστε “Νέο Τεστ”
  3. Επιλέξτε στοιχείο προς δοκιμή:
    • Χρωματικό θέμα
    • Περιγραφές
    • Εικόνες
    • Διαδικασία κράτησης
  4. Δημιουργήστε τις εναλλακτικές εκδοχές
  5. Ορίστε διάρκεια δοκιμής και ποσοστό επισκεπτών
  6. Ξεκινήστε το τεστ
  7. Μετά το πέρας του τεστ, δείτε τα αποτελέσματα και εφαρμόστε την καλύτερη εκδοχή
  1. Channel Manager

7.1 Σύνδεση με OTAs

Διαθέσιμα Κανάλια: Το PMS NOW υποστηρίζει συνδέσεις με τα ακόλουθα κανάλια:

  • Booking.com
  • Airbnb
  • Expedia
  • Hotels.com
  • TripAdvisor
  • Vrbo/HomeAway
  • Google Hotel Ads
  • HolidayCheck
  • HRS
  • Agoda
  • Και πολλά άλλα

Διαδικασία Σύνδεσης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κανάλια” > “Συνδέσεις”
  2. Επιλέξτε το κανάλι που θέλετε να συνδέσετε
  3. Ακολουθήστε τις οδηγίες για τη συγκεκριμένη σύνδεση:
    • Για τα περισσότερα κανάλια, θα χρειαστείτε τα στοιχεία σύνδεσης (API key, username, password)
    • Σε κάποιες περιπτώσεις, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τη σύνδεση και από την πλευρά του καναλιού
  4. Επιβεβαιώστε τη σύνδεση
  5. Διαμορφώστε τις παραμέτρους συγχρονισμού

7.2 Διαχείριση Διαθεσιμότητας και Τιμών

Συγχρονισμός Διαθεσιμότητας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κανάλια” > “Διαχείριση Διαθεσιμότητας”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα και τα καταλύματα/δωμάτια
  3. Δείτε τη διαθεσιμότητα ανά κανάλι
  4. Κάντε μαζικές αλλαγές ή μεμονωμένες προσαρμογές
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές (θα ενημερωθούν αυτόματα όλα τα συνδεδεμένα κανάλια)

Στρατηγική Διανομής Τιμών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κανάλια” > “Στρατηγική Διανομής”
  2. Επιλέξτε το βασικό πλάνο τιμών
  3. Καθορίστε διαφοροποιήσεις ανά κανάλι:
    • Ποσοστιαία αύξηση/μείωση
    • Σταθερό ποσό αύξησης/μείωσης
    • Στρογγυλοποίηση τιμών
  4. Ορίστε κανόνες ισοτιμίας (rate parity) αν χρειάζεται
  5. Αποθηκεύστε τη στρατηγική

Διαχείριση Περιορισμών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κανάλια” > “Περιορισμοί”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα και τα καταλύματα/δωμάτια
  3. Ορίστε περιορισμούς:
    • Ελάχιστη διάρκεια διαμονής
    • Ελάχιστη προειδοποίηση (πόσες μέρες πριν την άφιξη)
    • Περιορισμοί ημερών άφιξης/αναχώρησης
    • Κλειστές περίοδοι
  4. Επιλέξτε σε ποια κανάλια εφαρμόζονται οι περιορισμοί
  5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

7.3 Διαχείριση Κρατήσεων από Κανάλια

Λήψη Κρατήσεων:

  • Όταν γίνεται μια κράτηση σε οποιοδήποτε συνδεδεμένο κανάλι, αυτόματα:
    • Η κράτηση εμφανίζεται στο PMS NOW
    • Ενημερώνεται η διαθεσιμότητα σε όλα τα κανάλια
    • Αποστέλλεται ειδοποίηση στο email σας και στην εφαρμογή
    • Δημιουργείται καρτέλα πελάτη αν είναι νέος πελάτης

Επεξεργασία Κρατήσεων από Κανάλια:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Κρατήσεις” > “Κρατήσεις από Κανάλια”
  2. Επιλέξτε την κράτηση που θέλετε να διαχειριστείτε
  3. Δείτε όλες τις πληροφορίες και το ιστορικό επικοινωνίας
  4. Για αλλαγές στην κράτηση:
    • Μικρές αλλαγές μπορείτε να τις κάνετε απευθείας στο PMS NOW
    • Για σημαντικές αλλαγές (ημερομηνίες, αριθμός ατόμων), το σύστημα θα σας ενημερώσει αν χρειάζεται να επικοινωνήσετε με το κανάλι ή τον πελάτη

Ακυρώσεις:

  • Για ακυρώσεις που γίνονται από τον πελάτη μέσω του καναλιού:
    • Το PMS NOW ενημερώνεται αυτόματα
    • Απελευθερώνεται η διαθεσιμότητα
    • Υπολογίζονται τυχόν χρεώσεις ακύρωσης βάσει της πολιτικής σας
  • Για ακυρώσεις που γίνονται από εσάς:
  1. Στη σελίδα της κράτησης, πατήστε “Ακύρωση”
  2. Επιλέξτε τον λόγο ακύρωσης
  3. Το σύστημα θα σας ενημερώσει για την διαδικασία ακύρωσης στο συγκεκριμένο κανάλι
  4. Επιβεβαιώστε την ακύρωση

7.4 Αναφορές Απόδοσης Καναλιών

Στατιστικά Απόδοσης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Απόδοση Καναλιών”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα που σας ενδιαφέρει
  3. Δείτε συγκριτικά στατιστικά για όλα τα κανάλια:
    • Αριθμός κρατήσεων
    • Συνολικά έσοδα
    • Μέση τιμή ανά κράτηση
    • Μέση διάρκεια διαμονής
    • Ποσοστό ακυρώσεων
    • Προμήθειες καναλιών
    • Καθαρά έσοδα μετά τις προμήθειες

Αξιολόγηση ROI:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “ROI Καναλιών”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Δείτε αναλυτικά στοιχεία για κάθε κανάλι:
    • Κόστος προμηθειών
    • Κόστος διαφήμισης (αν έχετε καταχωρήσει σχετικά έξοδα)
    • Συνολικά έσοδα
    • Καθαρά κέρδη
    • Απόδοση επένδυσης (ROI)
  4. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα για να λάβετε αποφάσεις σχετικά με την κατανομή των διαθέσιμων δωματίων/χώρων ανά κανάλι
  1. Εργαλεία AI και Βελτιστοποίηση

8.1 Έξυπνη Βελτιστοποίηση Πληρότητας

Πώς Λειτουργεί: Το PMS NOW χρησιμοποιεί προηγμένους αλγόριθμους τεχνητής νοημοσύνης για να αναλύει:

  • Ιστορικά δεδομένα κρατήσεων
  • Εποχικότητα
  • Τάσεις της αγοράς
  • Ειδικά γεγονότα και εκδηλώσεις στην περιοχή
  • Ποσοστά πληρότητας ανταγωνιστών (αν διατίθενται)

Με βάση αυτά τα δεδομένα, προτείνει βελτιστοποιήσεις για:

  • Τιμολογιακή πολιτική
  • Κατανομή δωματίων
  • Στρατηγικές προώθησης

Χρήση του Εργαλείου:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “AI Tools” > “Βελτιστοποίηση Πληρότητας”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα και τα καταλύματα που σας ενδιαφέρουν
  3. Πατήστε “Ανάλυση”
  4. Το σύστημα θα επεξεργαστεί τα δεδομένα και θα παρουσιάσει προτάσεις:
    • Προτεινόμενες αλλαγές τιμών
    • Προτεινόμενες ειδικές προσφορές
    • Βελτιστοποίηση κατανομής δωματίων
    • Στόχευση συγκεκριμένων τμημάτων αγοράς
  5. Μπορείτε να εφαρμόσετε τις προτάσεις με ένα κλικ ή να τις τροποποιήσετε πριν την εφαρμογή

8.2 Δυναμική Τιμολόγηση

Ρύθμιση Κανόνων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “AI Tools” > “Δυναμική Τιμολόγηση”
  2. Πατήστε “Νέα Στρατηγική Τιμολόγησης”
  3. Ορίστε τους κανόνες:
    • Βασική τιμή αναφοράς
    • Όρια διακύμανσης τιμής (ελάχιστη και μέγιστη)
    • Παράγοντες που επηρεάζουν την τιμή (πληρότητα, χρόνος πριν την άφιξη, διάρκεια διαμονής, κλπ.)
    • Βαρύτητα κάθε παράγοντα
  4. Καθορίστε την περίοδο και τα καταλύματα/δωμάτια εφαρμογής
  5. Ενεργοποιήστε τη στρατηγική

Λειτουργία σε Πραγματικό Χρόνο:

  • Το σύστημα προσαρμόζει αυτόματα τις τιμές βάσει των κανόνων που έχετε ορίσει
  • Οι αλλαγές τιμών μπορούν να γίνονται:
    • Αυτόματα
    • Κατόπιν έγκρισης (το σύστημα προτείνει αλλαγές και εσείς τις εγκρίνετε)
  • Μπορείτε να παρακολουθείτε την απόδοση της στρατηγικής σε πραγματικό χρόνο

8.3 Προγνώσεις και Τάσεις

Πρόγνωση Πληρότητας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “AI Tools” > “Προγνώσεις”
  2. Επιλέξτε “Πρόγνωση Πληρότητας”
  3. Ορίστε τη χρονική περίοδο πρόγνωσης
  4. Το σύστημα αναλύει τα δεδομένα και παρουσιάζει:
    • Αναμενόμενη πληρότητα ανά ημέρα/εβδομάδα/μήνα
    • Διαστήματα εμπιστοσύνης της πρόγνωσης
    • Σύγκριση με προηγούμενες περιόδους
    • Παράγοντες που επηρεάζουν την πληρότητα

Ανάλυση Τάσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “AI Tools” > “Ανάλυση Τάσεων”
  2. Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε:
    • Τάσεις κρατήσεων
    • Προτιμήσεις πελατών
    • Αποδοτικότητα καναλιών
    • Διάρκεια διαμονής
  3. Δείτε γραφικές αναπαραστάσεις των τάσεων και αναλυτικά συμπεράσματα
  4. Χρησιμοποιήστε τις αναλύσεις για στρατηγικό σχεδιασμό

8.4 Έξυπνες Προτάσεις για Πελάτες

Personalized Recommendations:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “AI Tools” > “Προτάσεις για Πελάτες”
  2. Επιλέξτε τον τύπο προτάσεων:
    • Upselling (αναβάθμιση δωματίου)
    • Cross-selling (πρόσθετες υπηρεσίες)
    • Personalized προσφορές
    • Προτάσεις για επαναληπτικές κρατήσεις
  3. Το σύστημα θα δημιουργήσει εξατομικευμένες προτάσεις για κάθε πελάτη με βάση:
    • Ιστορικό κρατήσεων
    • Προτιμήσεις
    • Δημογραφικά στοιχεία
    • Παρόμοιους πελάτες (collaborative filtering)

Αυτοματοποιημένες Καμπάνιες:

  1. Από τις προτάσεις, επιλέξτε αυτές που θέλετε να ενεργοποιήσετε
  2. Ορίστε τον τρόπο παράδοσης:
    • Email
    • SMS
    • Μήνυμα στο booking engine κατά τη διαδικασία κράτησης
    • Προσωποποιημένο μήνυμα κατά το check-in
  3. Προσαρμόστε το περιεχόμενο του μηνύματος
  4. Ενεργοποιήστε την καμπάνια
  1. Αναφορές και Στατιστικά

9.1 Βασικές Αναφορές

Ημερήσιες Αναφορές:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Ημερήσιες”
  2. Επιλέξτε την ημερομηνία
  3. Δείτε συνοπτικά στοιχεία:
    • Αφίξεις/Αναχωρήσεις
    • Πληρότητα
    • Έσοδα ημέρας
    • Νέες κρατήσεις
    • Ακυρώσεις
  4. Εκτυπώστε ή εξάγετε την αναφορά

Αναφορές Εσόδων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Έσοδα”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Δείτε αναλυτικά στοιχεία:
    • Συνολικά έσοδα
    • Έσοδα ανά τύπο δωματίου
    • Έσοδα ανά κανάλι
    • Έσοδα ανά πηγή
    • Πρόσθετα έσοδα (υπηρεσίες, προϊόντα)
  4. Προβολή σε μορφή πίνακα ή γραφήματος
  5. Εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV

Αναφορές Πληρότητας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Πληρότητα”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Δείτε αναλυτικά στοιχεία:
    • Συνολική πληρότητα
    • Πληρότητα ανά τύπο δωματίου
    • Σύγκριση με προηγούμενες περιόδους
    • Τάσεις πληρότητας
  4. Προβολή σε μορφή πίνακα, γραφήματος ή θερμικού χάρτη
  5. Εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV

9.2 Προχωρημένες Αναφορές

Ανάλυση Πελατών:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Ανάλυση Πελατών”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Δείτε αναλυτικά στοιχεία:
    • Δημογραφικά στοιχεία πελατών
    • Χώρες προέλευσης
    • Επαναληπτικές κρατήσεις
    • Lifetime value πελατών
    • Τμηματοποίηση πελατών
  4. Προβολή σε μορφή πίνακα, γραφήματος ή χάρτη
  5. Εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV

Ανάλυση Κρατήσεων:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Ανάλυση Κρατήσεων”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Δείτε αναλυτικά στοιχεία:
    • Χρόνος μεταξύ κράτησης και άφιξης
    • Μέση διάρκεια διαμονής
    • Μοτίβα κράτησης (ημέρες εβδομάδας, ώρες)
    • Ακυρώσεις και no-shows
    • Μεταβολές στις κρατήσεις
  4. Προβολή σε μορφή πίνακα ή γραφήματος
  5. Εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV

Benchmarking (Συγκριτική Αξιολόγηση):

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Benchmarking”
  2. Επιλέξτε το χρονικό διάστημα
  3. Επιλέξτε τα μεγέθη για σύγκριση:
    • Πληρότητα
    • ADR (Average Daily Rate)
    • RevPAR (Revenue Per Available Room)
  4. Δείτε τη σύγκριση με:
    • Ανώνυμα δεδομένα από παρόμοια καταλύματα της περιοχής
    • Προηγούμενες περιόδους της επιχείρησής σας
    • Στόχους που έχετε θέσει
  5. Εξαγωγή σε Excel, PDF ή CSV

9.3 Προσαρμοσμένες Αναφορές

Δημιουργία Προσαρμοσμένης Αναφοράς:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Προσαρμοσμένες Αναφορές”
  2. Πατήστε “Νέα Αναφορά”
  3. Επιλέξτε τα στοιχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε:
    • Πεδία δεδομένων
    • Φίλτρα
    • Ομαδοποιήσεις
    • Ταξινομήσεις
  4. Επιλέξτε τη μορφή προβολής (πίνακας, γράφημα, συνδυασμός)
  5. Δώστε όνομα στην αναφορά
  6. Αποθηκεύστε την αναφορά

Προγραμματισμός Αναφορών:

  1. Από τη σελίδα προβολής της αναφοράς, πατήστε “Προγραμματισμός”
  2. Επιλέξτε τη συχνότητα:
    • Καθημερινά
    • Εβδομαδιαία
    • Μηνιαία
    • Προσαρμοσμένη
  3. Επιλέξτε τη μέθοδο παράδοσης:
    • Email
    • Αποθήκευση στο cloud
    • Αποστολή σε FTP
  4. Προσθέστε παραλήπτες (αν επιλέξατε email)
  5. Επιλέξτε μορφή αρχείου (PDF, Excel, CSV)
  6. Ενεργοποιήστε τον προγραμματισμό

9.4 Διαμοιρασμός Αναφορών

Άμεσος Διαμοιρασμός:

  1. Από τη σελίδα προβολής της αναφοράς, πατήστε “Διαμοιρασμός”
  2. Επιλέξτε μέθοδο διαμοιρασμού:
    • Αποστολή με email
    • Δημιουργία συνδέσμου (URL)
    • Εξαγωγή σε αρχείο
  3. Ορίστε επίπεδο πρόσβασης:
    • Μόνο για ανάγνωση
    • Με δυνατότητα τροποποίησης
  4. Προσθέστε προαιρετικό μήνυμα
  5. Ολοκληρώστε το διαμοιρασμό

Dashboards Διοίκησης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Αναφορές” > “Dashboards Διοίκησης”
  2. Επιλέξτε υπάρχον dashboard ή δημιουργήστε νέο
  3. Προσθέστε widgets με τις αναφορές που σας ενδιαφέρουν
  4. Διαμορφώστε τη διάταξη σύροντας τα widgets
  5. Ορίστε αυτόματη ανανέωση και φιλτράρισμα χρονικού διαστήματος
  6. Μοιραστείτε το dashboard με συγκεκριμένους χρήστες ή ρόλους
  1. Ρυθμίσεις Συστήματος

10.1 Ρυθμίσεις Επιχείρησης

Βασικά Στοιχεία:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Επιχείρηση”
  2. Συμπληρώστε ή τροποποιήστε:
    • Επωνυμία επιχείρησης
    • Νομική μορφή
    • ΑΦΜ και ΔΟΥ
    • Διεύθυνση
    • Στοιχεία επικοινωνίας
    • Λογότυπο και εταιρικό χρώμα
  3. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Φορολογικές Ρυθμίσεις:

  1. Στην καρτέλα “Φορολογικά”, διαμορφώστε:
    • Συντελεστές ΦΠΑ
    • Φόρος διαμονής
    • Άλλοι τοπικοί φόροι
    • Κατηγορίες φορολόγησης υπηρεσιών
  2. Συνδέστε με σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης (προαιρετικά)
  3. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Γλώσσες και Νομίσματα:

  1. Στην καρτέλα “Γλώσσες & Νομίσματα”, διαμορφώστε:
    • Βασική γλώσσα συστήματος
    • Επιπλέον γλώσσες
    • Βασικό νόμισμα
    • Υποστηριζόμενα νομίσματα
    • Πηγή συναλλαγματικών ισοτιμιών
  2. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

10.2 Διαχείριση Λογαριασμού

Στοιχεία Πρόσβασης:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ο Λογαριασμός μου”
  2. Αλλάξτε τα στοιχεία πρόσβασης:
    • Email
    • Κωδικός
    • Ερώτηση ασφαλείας
  3. Ενεργοποιήστε την επαλήθευση δύο παραγόντων (2FA) για αυξημένη ασφάλεια
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Προτιμήσεις Ειδοποιήσεων:

  1. Στην καρτέλα “Ειδοποιήσεις”, διαμορφώστε:
    • Τύποι ειδοποιήσεων (νέες κρατήσεις, ακυρώσεις, κλπ.)
    • Μέθοδοι ειδοποίησης (email, SMS, push στην εφαρμογή)
    • Συχνότητα ειδοποιήσεων
  2. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Ενημερώσεις Συστήματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ενημερώσεις”
  2. Δείτε το ιστορικό ενημερώσεων του συστήματος
  3. Ελέγξτε για νέες ενημερώσεις
  4. Ρυθμίστε τις προτιμήσεις αυτόματων ενημερώσεων
  5. Αναφέρετε τυχόν προβλήματα ή προτείνετε βελτιώσεις

10.3 Ασφάλεια και Αντίγραφα Ασφαλείας

Ρυθμίσεις Ασφαλείας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Ασφάλεια”
  2. Διαμορφώστε:
    • Πολιτική κωδικών (ελάχιστο μήκος, πολυπλοκότητα)
    • Διάρκεια ισχύος σύνδεσης
    • Επιτρεπόμενες διευθύνσεις IP (προαιρετικά)
    • Καταγραφή ενεργειών χρηστών
  3. Ρυθμίστε την επαλήθευση δύο παραγόντων (2FA) για όλους τους χρήστες
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Αντίγραφα Ασφαλείας:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Αντίγραφα Ασφαλείας”
  2. Διαμορφώστε:
    • Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας (συχνότητα, ώρα)
    • Τοποθεσία αποθήκευσης (cloud, τοπικά)
    • Διατήρηση παλαιών αντιγράφων
  3. Δημιουργήστε χειροκίνητο αντίγραφο ασφαλείας
  4. Επαναφέρετε από αντίγραφο ασφαλείας (αν χρειάζεται)

Συμμόρφωση GDPR:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “GDPR & Προστασία Δεδομένων”
  2. Διαμορφώστε:
    • Πολιτική διατήρησης δεδομένων
    • Διαδικασίες διαγραφής λογαριασμών
    • Φόρμες συγκατάθεσης
    • Δικαιώματα πρόσβασης
  3. Προσαρμόστε τα κείμενα πολιτικής απορρήτου
  4. Εξαγωγή αναφορών συμμόρφωσης

10.4 Προσαρμογή και Επεκτάσεις

Προσαρμογή Διεπαφής:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Προσαρμογή”
  2. Διαμορφώστε:
    • Χρωματικό θέμα
    • Διάταξη μενού
    • Προβολή πληροφοριών
    • Προσαρμογή πίνακα ελέγχου
  3. Προεπισκόπηση των αλλαγών
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές

Διαθέσιμες Επεκτάσεις:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Επεκτάσεις”
  2. Περιηγηθείτε στις διαθέσιμες επεκτάσεις:
    • Σύνδεση με συστήματα POS
    • Σύνδεση με λογιστικά προγράμματα
    • Προηγμένα εργαλεία marketing
    • Εξειδικευμένα εργαλεία για συγκεκριμένους τύπους καταλυμάτων
  3. Εγκαταστήστε τις επεκτάσεις που σας ενδιαφέρουν
  4. Διαμορφώστε τις ρυθμίσεις κάθε επέκτασης

Προσαρμοσμένα Πεδία:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Προσαρμοσμένα Πεδία”
  2. Επιλέξτε την οντότητα που θέλετε να προσαρμόσετε:
    • Κρατήσεις
    • Πελάτες
    • Δωμάτια/Χώροι
    • Υπηρεσίες
  3. Προσθέστε νέα πεδία καθορίζοντας:
    • Όνομα πεδίου
    • Τύπο δεδομένων (κείμενο, αριθμός, ημερομηνία, λίστα επιλογών, κλπ.)
    • Είναι υποχρεωτικό ή προαιρετικό
    • Προεπιλεγμένη τιμή
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές
  1. Συχνές Ερωτήσεις

Γενικές Ερωτήσεις

Ερ: Πόσα καταλύματα μπορώ να διαχειριστώ με το PMS NOW;
Απ: Το PMS NOW επιτρέπει τη διαχείριση απεριόριστου αριθμού καταλυμάτων. Μπορείτε να διαχειριστείτε από ένα μικρό κατάλυμα μέχρι ένα μεγάλο χαρτοφυλάκιο ιδιοκτησιών.

Ερ: Μπορώ να έχω πρόσβαση στο PMS NOW από το κινητό μου;
Απ: Ναι, το PMS NOW είναι πλήρως προσβάσιμο από κινητά τηλέφωνα και tablets, μέσω της mobile-friendly έκδοσης της πλατφόρμας ή μέσω της ειδικής εφαρμογής για iOS και Android.

Ερ: Τι συμβαίνει αν διακοπεί η σύνδεσή μου στο internet;
Απ: Το PMS NOW διαθέτει λειτουργία offline που σας επιτρέπει να συνεχίσετε βασικές εργασίες όπως check-in και check-out ακόμα και χωρίς σύνδεση. Τα δεδομένα θα συγχρονιστούν αυτόματα μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση.

Ερωτήσεις για Κρατήσεις και Διαχείριση

Ερ: Πώς μπορώ να αποφύγω τις επικαλύψεις κρατήσεων από διαφορετικά κανάλια;
Απ: Το PMS NOW συγχρονίζει σε πραγματικό χρόνο τη διαθεσιμότητα σε όλα τα συνδεδεμένα κανάλια. Μόλις γίνει μια κράτηση, η διαθεσιμότητα ενημερώνεται αυτόματα παντού, αποτρέποντας τις επικαλύψεις.

Ερ: Μπορώ να ορίσω διαφορετικές τιμές για διαφορετικές περιόδους;
Απ: Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό περιόδων με διαφορετικές τιμές, ελάχιστη διαμονή, περιορισμούς, κλπ. για κάθε τύπο δωματίου/χώρου.

Ερ: Πώς διαχειρίζομαι τις κρατήσεις γκρουπ;
Απ: Το PMS NOW υποστηρίζει κρατήσεις γκρουπ με ειδικά εργαλεία όπως μαζική καταχώριση δωματίων, ειδικές τιμές για γκρουπ, και δυνατότητα έκδοσης συγκεντρωτικών τιμολογίων.

Ερωτήσεις για Χρεώσεις και Τιμολόγηση

Ερ: Μπορώ να συνδέσω το PMS NOW με το λογιστικό μου πρόγραμμα;
Απ: Ναι, το PMS NOW προσφέρει συνδέσεις με δημοφιλή λογιστικά προγράμματα όπως EPSILON NET, SOFTONE, SINGULAR LOGIC, και άλλα. Επικοινωνήστε με την υποστήριξη για περισσότερες πληροφορίες.

Ερ: Υποστηρίζεται η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας και η διασύνδεση με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ;
Απ: Ναι, το PMS NOW είναι πλήρως συμβατό με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την υποβολή δεδομένων απευθείας από το σύστημα.

Ερ: Πώς εκδίδω αποδείξεις και τιμολόγια;
Απ: Μπορείτε να εκδώσετε αποδείξεις και τιμολόγια απευθείας από το PMS NOW. Το σύστημα υποστηρίζει σύνδεση με φορολογικούς μηχανισμούς και συστήματα ηλεκτρονικής τιμολόγησης που είναι συμβατά με την ΑΑΔΕ.

Ερωτήσεις για AI και Προηγμένες Λειτουργίες

Ερ: Πόσο αξιόπιστες είναι οι προβλέψεις της τεχνητής νοημοσύνης;
Απ: Οι προβλέψεις του PMS NOW έχουν ακρίβεια που συνήθως κυμαίνεται μεταξύ 85-95%, ανάλογα με την ποιότητα και την ποσότητα των ιστορικών δεδομένων. Με τον καιρό, καθώς το σύστημα συλλέγει περισσότερα δεδομένα, η ακρίβεια βελτιώνεται συνεχώς.

Ερ: Πώς λειτουργεί η βελτιστοποίηση πληρότητας για camping και glamping;
Απ: Για camping και glamping, η βελτιστοποίηση λαμβάνει υπόψη επιπλέον παράγοντες όπως τη χωροταξική διάταξη, τις παροχές ηλεκτρικού ρεύματος και νερού, καθώς και τις προτιμήσεις των πελατών για συγκεκριμένες τοποθεσίες εντός του χώρου.

Ερ: Χρειάζεται ειδική εκπαίδευση για τη χρήση των εργαλείων AI;
Απ: Όχι, τα εργαλεία AI είναι σχεδιασμένα να είναι φιλικά προς το χρήστη. Προσφέρουν προτάσεις με απλή και κατανοητή γλώσσα και σας καθοδηγούν στη λήψη αποφάσεων. Επιπλέον, παρέχουμε εκπαιδευτικά βίντεο και τεκμηρίωση που εξηγούν κάθε λειτουργία λεπτομερώς.

Ερωτήσεις για Συνδρομές και Κόστος

Ερ: Υπάρχουν κρυφές χρεώσεις ή επιπλέον κόστη;
Απ: Όχι, το PMS NOW έχει μια διαφανή τιμολογιακή πολιτική. Η ετήσια συνδρομή των €900 περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες, απεριόριστο αριθμό χρηστών και τεχνική υποστήριξη. Μόνο τα premium πρόσθετα (add-ons) και κάποιες ειδικές υπηρεσίες μπορεί να έχουν επιπλέον κόστος, το οποίο θα σας γνωστοποιηθεί πριν την ενεργοποίηση.

Ερ: Καλύπτεται πλήρως από το πρόγραμμα “Ψηφιακά Εργαλεία ΜΜΕ”;
Απ: Ναι, το PMS NOW καλύπτεται πλήρως από την επιδότηση του προγράμματος “Ψηφιακά Εργαλεία ΜΜΕ” στην κατηγορία Α.01.05 (Εφαρμογές πωλήσεων, κρατήσεων, παραγγελειοληψίας και τιμολόγησης). Η ομάδα μας μπορεί να σας καθοδηγήσει σε όλη τη διαδικασία υποβολής της αίτησης.

Ερ: Πώς ανανεώνεται η συνδρομή μου;
Απ: Η συνδρομή του PMS NOW είναι ετήσια και ανανεώνεται αυτόματα στο τέλος της περιόδου. Θα λάβετε ειδοποιήσεις 30, 15 και 7 ημέρες πριν τη λήξη. Μπορείτε να ακυρώσετε την αυτόματη ανανέωση οποιαδήποτε στιγμή από τις Ρυθμίσεις > Συνδρομή.

  1. Τεχνική Υποστήριξη

12.1 Επικοινωνία με την Υποστήριξη

Διαθέσιμες Μέθοδοι Επικοινωνίας:

  • Live Chat: Διαθέσιμο μέσα από την πλατφόρμα, Δευτέρα-Παρασκευή 09:00-21:00 και Σάββατο 09:00-15:00
  • Email: [email protected] (απάντηση εντός 24 ωρών)
  • Τηλέφωνο: +30 210 6914776 (ώρες γραφείου)
  • Φόρμα Υποστήριξης: Διαθέσιμη στο https://tsisolutions.gr/support
  • Απομακρυσμένη Υποστήριξη: Για άμεση βοήθεια με ραντεβού

Διαδικασία Υποβολής Αιτήματος:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Βοήθεια” > “Υποστήριξη”
  2. Επιλέξτε την κατηγορία του προβλήματος
  3. Περιγράψτε το πρόβλημα με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες
  4. Επισυνάψτε στιγμιότυπα οθόνης αν είναι διαθέσιμα
  5. Υποβάλετε το αίτημα
  6. Θα λάβετε αριθμό αιτήματος και εκτιμώμενο χρόνο απόκρισης

12.2 Βάση Γνώσεων και Βοήθεια

Πρόσβαση στη Βάση Γνώσεων:

  1. Πηγαίνετε στο https://tsisolutions.gr/pms-now/knowledge-base
  2. Περιηγηθείτε στις διαθέσιμες κατηγορίες:
    • Οδηγοί Χρήσης
    • Συχνές Ερωτήσεις
    • Αντιμετώπιση Προβλημάτων
    • Νέες Λειτουργίες
    • Προτάσεις Βέλτιστων Πρακτικών
  3. Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση για να βρείτε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε

Εκπαιδευτικό Υλικό:

  • Βίντεο-οδηγοί: Σύντομα βίντεο που εξηγούν συγκεκριμένες λειτουργίες
  • Webinars: Ζωντανά ή καταγεγραμμένα διαδικτυακά σεμινάρια για προχωρημένα θέματα
  • Οδηγοί Βήμα-προς-Βήμα: Λεπτομερείς οδηγίες με εικόνες για όλες τις λειτουργίες
  • Συμβουλές & Κόλπα: Σύντομες συμβουλές για αποδοτικότερη χρήση του συστήματος

12.3 Αναβαθμίσεις και Ενημερώσεις

Πολιτική Ενημερώσεων:

  • Μικρές Ενημερώσεις: Διατίθενται κάθε 2-4 εβδομάδες και περιλαμβάνουν διορθώσεις σφαλμάτων και μικρές βελτιώσεις. Εγκαθίστανται αυτόματα χωρίς διακοπή λειτουργίας.
  • Μεγάλες Αναβαθμίσεις: Διατίθενται 3-4 φορές το χρόνο και περιλαμβάνουν νέες λειτουργίες και σημαντικές βελτιώσεις. Προγραμματίζονται συνήθως σε περιόδους χαμηλής κίνησης και ανακοινώνονται τουλάχιστον 2 εβδομάδες νωρίτερα.

Ενημέρωση για Νέες Λειτουργίες:

  • Πριν από κάθε μεγάλη αναβάθμιση, θα λαμβάνετε email με τις νέες λειτουργίες
  • Μετά την αναβάθμιση, θα εμφανίζεται οδηγός νέων λειτουργιών την πρώτη φορά που θα συνδεθείτε
  • Όλες οι νέες λειτουργίες τεκμηριώνονται στη Βάση Γνώσεων
  • Για σημαντικές αλλαγές, προσφέρονται δωρεάν εκπαιδευτικά webinars

12.4 Κοινότητα Χρηστών

Συμμετοχή στην Κοινότητα:

  1. Εγγραφείτε στην κοινότητα χρηστών PMS NOW στο https://community.tsisolutions.gr
  2. Συμμετέχετε σε συζητήσεις με άλλους χρήστες
  3. Μοιραστείτε τις εμπειρίες σας και βέλτιστες πρακτικές
  4. Υποβάλετε προτάσεις για νέες λειτουργίες
  5. Ψηφίστε για τις λειτουργίες που θα θέλατε να δείτε σε μελλοντικές εκδόσεις

Πρόγραμμα Beta Testers: Αν επιθυμείτε να έχετε πρόσβαση σε νέες λειτουργίες πριν την επίσημη κυκλοφορία τους:

  1. Πηγαίνετε στο μενού “Ρυθμίσεις” > “Λογαριασμός” > “Πρόγραμμα Beta Testers”
  2. Επιλέξτε “Εγγραφή στο Πρόγραμμα”
  3. Επιλέξτε τις κατηγορίες νέων λειτουργιών που σας ενδιαφέρουν
  4. Επιβεβαιώστε τη συμμετοχή σας

Συνεισφορά στη Βελτίωση του PMS NOW:

  • Υποβάλετε αναφορές σφαλμάτων
  • Προτείνετε βελτιώσεις και νέες λειτουργίες
  • Συμμετέχετε σε έρευνες χρηστών
  • Παρέχετε ανατροφοδότηση για πειραματικές λειτουργίες

Σας ευχαριστούμε που επιλέξατε το PMS NOW για τη διαχείριση του καταλύματός σας. Είμαστε δεσμευμένοι να σας παρέχουμε την καλύτερη δυνατή εμπειρία και να συνεχίζουμε να βελτιώνουμε το προϊόν μας με βάση τις ανάγκες σας.

Για οποιαδήποτε περαιτέρω βοήθεια, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με την ομάδα υποστήριξης.